Reprobel factuur ontvangen? Wat betekent dat precies voor jouw bedrijf?

Waarom ontvang je deze facturen?

Als je recent een afrekening van Reprobel ontving, heb je misschien al even opgezocht wie ze zijn en wat ze doen. Voor wie daar nog geen gelegenheid toe had, vatten we het even samen.   

Ongetwijfeld heb je ooit al eens een kopie gemaakt van een interessant artikel of een afbeelding die je online vond om met je collega’s te delen of om in een verslag te gebruiken. In dit digitale tijdperk gebeurde dat wellicht via Google Workspace of in een MS Teams omgeving. Misschien heb je wel eens zo’n artikel afgedrukt om later te lezen. Voor al deze kopieën, scans, prints of digitale reproducties van auteursrechtelijk beschermde werken moet je in principe eerst de toestemming krijgen van de auteur en is er een vergoeding verschuldigd. In de praktijk is dat vaak niet werkbaar, zowel voor de auteur als de gebruiker van de werken. Daarom bestaat er een wettelijke uitzondering voor bepaalde van deze handelingen en is Reprobel opgericht om de inning en verdeling van deze vergoedingen te regelen. Hoe dat juist in elkaar zit, wordt hieronder verduidelijkt. 

Voor de tarifering plaatst Reprobel je in de privésector in een categorie. Vervolgens betaal je op basis van het aantal personeelsleden dat je voltijds in dienst neemt. Vanaf 5 voltijdse personeelsleden betaal je standaard een basisvergoeding van € 25,00. Dit wordt dan vermeerderd met € 12, € 17 of € 25 per voltijds personeelslid afhankelijk van je categorie. Op de website van Reprobel kan je de volledige berekeningswijze en voorbeelden terugvinden. 

Je moet natuurlijk weten waarvoor je betaalt. Simpel gezegd kunnen alle teksten, afbeeldingen, video’s, kunstwerken, … auteursrechtelijk beschermd zijn. Er is spijtig genoeg geen uitputtend overzicht waar je kan nagaan of een werk al dan niet auteursrechtelijk beschermd is. In tegenstelling tot andere intellectuele rechten, is er namelijk geen verplicht depot of een registratieverplichting. Auteursrechtelijke bescherming bestaat als het ware van nature. 

Hoe past Reprobel in dit plaatje? 

Op bepaalde auteursrechten bestaan enkele wettelijke uitzonderingen. Eén daarvan is de ‘reprografie uitzondering’, die ervoor zorgt dat je geen toestemming van de auteur of rechthebbende nodig hebt om papieren of digitale kopieën voor professioneel gebruik binnen je bedrijf te maken. 

Dat wil echter niet zeggen dat de auteurs en rechthebbenden niet betaald worden voor deze handelingen. Voor die betaling zorgt Reprobel. Reprobel int bij bedrijven forfaitaire vergoedingen voor deze interne kopies.  Zij vertegenwoordigt daarbij, via samenwerkingen met 15 andere beheersvennootschappen, zowat 99% van de Belgische en buitenlandse auteurs wiens werken in België beschikbaar zijn. 

Reprobel kreeg hiervoor een specifieke wettelijke vergunning als beheersvennootschap van de minister van Economie en werkt onder streng toezicht van de controledienst van beheersvennootschappen van de FOD Economie en een commissaris-revisor. 

Moet ik afrekeningen van Reprobel betalen?

Als bedrijf kopieer je onvermijdelijk werken van auteurs die aangesloten zijn bij Reprobel en de wet voorziet nu eenmaal dat je daarvoor auteursrecht verschuldigd bent. Je kan dus echt niet aan de betaling van deze wettelijk voorziene vergoeding ontsnappen. 

Heel wat bedrijven krijgen elk jaar een uitnodiging van Reprobel om hun aangifte in te dienen. Dit jaar moet die voor 15 maart 2022 gebeuren. 

Kreeg je dit jaar voor het eerst een brief van Reprobel? De reden hiervoor is eenvoudigweg het feit dat Reprobel een kleine organisatie is met beperkte middelen en er tot op heden niet in slaagt om systematisch alle bedrijven te bereiken. Elk jaar bereiken ze meer en meer bedrijven en misschien ontving ook jij nu voor het eerst een afrekening.

Reprobel heeft echter ook met een aantal sectororganisaties (bv. Unizo) akkoorden gesloten waardoor je via deze organisaties kan betalen. Deze tarieven liggen vaak lager dan de tarieven die je rechtstreeks aan Reprobel betaalt. 

Als je om één of andere reden toch geen werken kopieert, print of digitaal gebruikt hebt in 2021 dan kan je ook een zogenaamde nulaangifte doen.

Reprobel licentie dekt enkel intern gebruik

Deze licentie geeft je echter niet het recht om de auteursrechtelijk beschermde werken ongelimiteerd te gebruiken. Zo mag je de werken niet publiceren op je website, sociale mediakanalen of in een algemene nieuwsbrief opnemen. Let wel, een link plaatsen naar een beschermd werk of dit embedden mag wel onder bepaalde voorwaarden. Maar dat is een andere uitzondering waarover je in dit artikel meer kan lezen. 

Werken waarvoor een andere licentie bestaat, vallen eveneens niet onder deze licentie. Dat is bijvoorbeeld zo voor krantenartikels en databanken. Je mag in geen enkel geval de normale commerciële exploitatie van het werk schaden. 

Niet betalen?

Heel wat bedrijven stellen zich de vraag of ze niet gewoon beter niet betalen.  We gaven al aan dat dat geen optie is. Voor élke reproductie handeling heb je sowieso eerst de toestemming nodig van de auteur of rechthebbende en deze kan daar een vergoeding aan koppelen. Dus als een medewerker online een interessante infographic tegenkomt, deze dan downloadt en deelt via bijvoorbeeld Google Spaces, vervolgens opslaat in een Google Drive map en uiteindelijk nog eens hergebruikt in een advies, dan moet je voor elk van deze handelingen toestemming hebben verkregen. Voor één auteur en één werknemer is dit misschien nog bij te houden, maar dit wordt al snel onmogelijk om correct te documenteren. Voor je het weet bega je ongewild een inbreuk die je zuur kan opbreken.  

Misschien ben je niet zeker of je überhaupt een auteursrechtelijk werk van een ander hebt gebruikt. Daar spring je best heel voorzichtig mee om aangezien de drempel voor auteursrechtelijke bescherming zodanig laag is. 

Reprobel heeft bovendien een hele resem mogelijkheden om de correcte aangifte te controleren. Zo controleert zij jouw onderneming met vergelijkbare ondernemingen, kan zij een expertise aanvragen, kan zij ter plekke controles (laten) uitvoeren, kan zij tellerstanden van kopieerapparaten opvragen, … Als gevolg van een overtreding is het mogelijk dat je tot wel vier keer zoveel moet betalen als een gewone licentie.

Wat te doen met je aangifte?

Je hebt wellicht recent een uitnodiging tot aangifte ontvangen voor 2021. Dit kan je volledig digitaal afronden en betalen via het Reprobel portaal. Daar kan je dan de types gebruik aanduiden. Gelet op het vele thuiswerk en de algemene digitalisering is aangeraden om een gecombineerde licentie te nemen. Dan loop je in geen geval een risico op inbreuken voor deze handelingen of sancties bij een verkeerde aangifte. Het biedt je bovendien ook rechtszekerheid.

Grote ondernemingen kunnen in plaats van deze aangifte ook een licentie overeenkomst op groepsniveau sluiten voor alle Belgische entiteiten met een apart ondernemingsnummer.

Dit artikel werd geschreven door Matthias Vandamme die intussen Sirius Legal heeft verlaten.