Coronacrisis FAQ

Coronacrisis FAQ

Nu het Coronavirus niet meer weg te denken is en ook België volledig in de ban heeft, zorgt de Coronacrisis voor heel wat bedrijfsproblemen. Sirius Legal ontvangt dag in dag uit vragen van ongeruste ondernemers. Hieronder vind je een overzicht van de meest gestelde juridische vragen, mooi gestructureerd in relevante FAQ categorieën zodat je snel je weg vindt. De antwoorden werden opgesteld door het team van Sirius Legal. Mocht je nog andere vragen hebben of dringend hulp nodig hebben? Onderaan deze pagina vind je de contactgegevens van onze advocaten die je graag verder helpen.

Neem ook eens een kijkje op de Sirius Legal blog. Daar zullen we op regelmatige basis ook artikels voorzien rond de impact van de Coronacrisis en gaan we dieper in op een aantal hete hangijzers zoals overmacht, de impact op de reissector, e-commerce etc.

Vennootschapsrecht

In het algemeen hebben bestuurders de verplichting om te handelen zoals van een normaal, zorgvuldig bestuurder wordt verwacht. Zij zijn het belangrijkste beslissingsorgaan van een onderneming en moeten alle beslissingen in het belang van de onderneming nemen, rekeninghoudend met belangen van aandeelhouders. Het is dan ook de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan om in deze tijden proactief alle passende maatregelen voor de onderneming te nemen. Hieronder een overzicht van enkele aandachtspunten voor bestuurders:

  • Bestuurders moeten voortdurend het risico van schade voor de onderneming inschatten en op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen de onderneming om onmiddellijk passende maatregelen te nemen om schade te voorkomen/te beperken. Als het bestuursorgaan een fout begaat, loopt ze steeds het risico op bestuurdersaansprakelijkheid. 
  • Bestuurders moeten ervoor zorgen dat de onderneming in staat blijft schulden te betalen en dat potentiële liquiditeitsproblemen zoveel mogelijk wordt vermeden.  Ondernemingen in financiële moeilijkheden kunnen wel tijdelijk beroepen op het wettelijk moratorium
  • In het geval dat het tijdelijk wettelijk moratorium niet meer geldt en een onderneming in een procedure van gerechtelijke reorganisatie of faillissement terecht komt, zijn bestuurders persoonlijk aansprakelijk voor wrongful trading voorafgaand aan het faillissement. 
  • Bestuurders moeten tijdig de alarmbelprocedure inroepen, als ze vaststellen dat het nettoactief negatief is of dat de onderneming niet meer in staat zal zijn schulden te voldoen. Het bestuursorgaan is dan verplicht om binnen de twee maanden de algemene vergadering samen te roepen.
  • Bestuurders kunnen dividenden uitkeren, maar moeten dit steeds goed onderbouwen in het bestuursverslag. Zij moeten dan ook tijdig de beslissing nemen om dit te annuleren, het bedrag te verlagen of de betaling uit te stellen. 

Ja, bestuurders zijn steeds verplicht om een behoorlijk bestuur te voeren. Dit houdt in dat een bestuurder alle taken moet uitvoeren zoals van een normaal voorzichtig en zorgvuldige bestuurder, geplaatst in dezelfde omstandigheden, wordt verwacht. De bestuurder zal persoonlijk aansprakelijk kunnen zijn voor elke bewezen fout. 

Gelet op de economische impact van de Coronacrisis op de ontwikkeling binnen ondernemingen is het aangeraden dat het bestuur extra aandachtig is bij het nemen van beslissingen.  

Ja, de jaarlijkse algemene vergadering kan nog steeds beslissen om dividenden uit te keren, zolang dat het nettoactief van de vennootschap (bv. voor de BV) niet negatief wordt. Het is wel aangeraden dat het bestuursorgaan deze beslissing met enige voorzichtigheid neemt, aangezien het moeilijker zal zijn om de verdere ontwikkeling van de vennootschap in te schatten gelet op de economische gevolgen die een onderneming zal ondergaan door de COVID-19 maatregelen. 

Het is namelijk bij een dividenduitkering dat het bestuursorgaan moet nagaan of de vennootschap in staat zal blijven haar opeisbare schulden over een periode van tenminste 12 maanden kan voldoen.  Dit is al geen gemakkelijke oefening voor het bestuursorgaan in normale omstandigheden en nu bovenop met de economische gevolgen van COVID-19 erbij, zal het niet evident zijn voor het bestuursorgaan om een dividenduitkering te onderbouwen in het bestuursverslag. 

Bestuurders die een dividenduitkering niet goed onderbouwen met als gevolg dat de vennootschap hierdoor openstaande schulden niet kan betalen, riskeren namelijk hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor alle schade die hieruit voortvloeit. Dit wil zeggen dat een schuldeiser van de vennootschap openstaande facturen zal kunnen verhalen op het privévermogen van bestuurders.

Ja, het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering uit te stellen. Ook een algemene vergadering, opgeroepen voor 30 juni 2020, kan uitgesteld worden. De aandeelhouders en leden moeten in elk geval correct geïnformeerd worden over het uitstel. 

Het is toegestaan dat de algemene vergadering wordt uitgesteld tot 10 weken na de uiterste datum waarop de algemene vergadering wettelijk moet plaatsvinden, namelijk binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar en dus voor 30 juni 2020. Dit wil zeggen dat de algemene vergadering voor 8 september 2020 moet plaatsvinden, waarbij een nieuwe bijeenroeping noodzakelijk is. 

Let op dat dergelijk uitstel niet is toegelaten bij de alarmbelprocedure. In dit geval moet de algemene vergadering binnen de 2 maanden bijeengeroepen worden en kan men voor het verloop van de algemene vergadering terugvallen op de schriftelijke procedure. 

De verplichting tot het neerleggen van de jaarrekening binnen 7 maanden na de afsluiting van het boekjaar kan ook worden uitgesteld tot 10 weken. De uiterste datum voor neerlegging van de jaarrekening is dus 9 oktober 2020. 

Het uitstellen van de algemene vergadering is facultatief. In het geval dat je een vennootschap hebt met een klein aantal aandeelhouders die op dezelfde golflengte zitten en die het eens zijn over de goedkeuring van de jaarrekening, heb je steeds de keuze voor een eenparige schriftelijke besluitvorming. 

Het is toegestaan dat de Raad van Bestuur op afstand en dus virtueel kan samenkomen, zolang dat de identiteit van iedere deelnemer kan gecontroleerd worden en dat iedere deelnemer ononderbroken kan deelnemen aan de vergadering en de elektronische besluitvorming vlot verloopt. 

Voor het bestuursorgaan gelden dezelfde regels als voor de algemene vergadering. De vergadering kan doorgaan zonder fysieke aanwezigheid en met andere woorden virtueel of schriftelijk en kan uitgesteld worden. 

 

Ja, aandeelhouders kunnen door middel van een elektronisch communicatiemiddel deelnemen aan de Algemene Vergadering, mits inachtneming van enkele voorwaarden:

  • De vennootschap bevat een statutaire bepaling die voorziet in de mogelijkheid van een Algemene Vergadering op afstand. De procedure voor elektronische beraadslaging en besluitvorming moeten duidelijk beschreven zijn in de statuten (inclusief de uitnodiging aan de aandeelhouders tot de algemene vergadering)
  • Vooraleer de vergadering van start gaat, moet de identiteit van iedere deelnemer gecontroleerd worden (bijvoorbeeld door e-ID).
  • Het elektronisch communicatiemiddel zorgt ervoor dat deelnemers direct en ononderbroken kennis kunnen nemen van de discussies. Ieder technisch probleem of incident tijdens de vergadering zal worden vermeld in de notulen. 

Indien statutair bepaald, kunnen aandeelhouders voorafgaand aan de Algemene Vergadering hun stem elektronisch uitbrengen. Dit is dan enkel geldig voor zover de identiteit van de aandeelhouder gecontroleerd kan worden. 

Let wel op dat bestuurders en commissarissen niet mogen deelnemen aan de Algemene Vergadering via een elektronisch communicatiemiddel. Dit kan evenwel opgelost worden  door ontheffingsbrieven voor de bestuurders en de commissaris.

Heb je voorlopig in de statuten de mogelijkheid van de elektronische vergadering niet voorzien? Dan kan je in principe niet virtueel vergaderen, hoewel ook daar onduidelijkheid over bestaat. Een andere mogelijkheid is de algemene vergadering te laten doorgaan zonder fysieke aanwezigheid en dus schriftelijk te laten doorgaan. 

Bij een schriftelijke algemene vergadering moet je rekening houden met volgende zaken:

  • Voorafgaand aan de algemene vergadering kan het bestuursorgaan beslissen dat de aandeelhouders op afstand hun stem op afstand kunnen uitbrengen. Dit kan aan de hand van een stemformulier of door een volmacht met specifieke steminstructies te verlenen aan de aangeduide persoon. 
  • De aandeelhouders hebben het recht om vragen schriftelijk te stellen voorafgaand  aan de algemene vergadering (tot de vierde dag voor de algemene vergadering). Deze vragen kunnen schriftelijk beantwoord worden of mondeling in het geval dat de aandeelhouders en leden de vergadering kunnen volgen via een webcam of een telefonische conferentie. 
  • Alle documenten moeten terugbezorgd worden en dit kan met alle mogelijke middelen, zoals onder andere een scan of een foto per e-mail. 
  • De effectieve algemene vergadering kan gehouden worden via telefoon- of videoconferentie in aanwezigheid van het bureau, het bestuursorgaan en in voorkomend geval de volmachthouder. 

Hou er rekening mee dat voor bijzondere algemene vergaderingen, zoals beslissingen die een statutenwijziging vereisen (bv. ontbinding, kapitaalverhoging,…), de tussenkomst van een notaris noodzakelijk is. In dit geval volstaat het dat een bestuurslid verschijnt voor de notaris rekeninghoudend met de regels inzake social distancing.

Let onder het nieuwe vennootschapsrecht tot slot op de nieuwe criteria in de bv voor wat betreft de alarmbelprocedure. Van zodra je als bestuurder vaststelt dat het nettoactief negatief is of dat de vennootschap in de volgende 12 maanden niet in staat zal zijn om haar schulden te voldoen, dan ben je verplicht om binnen de 2 maanden de algemene vergadering bijeen te roepen. Het is nu in tijden van corona dat vele bestuurders hier kennis van zullen krijgen, dus kijk zeker na hoe je dit kan organiseren virtueel of schriftelijk.

Load More


Corona Helpdesk

Sirius Legal stelde een Corona Helpdesk samen: 4 ervaren advocaten staan ter beschikking om je verder te helpen met al je vragen in verband met de Coronacrisis en de impact hiervan op je onderneming. Je kan hen rechtstreeks bellen of mailen via onderstaande gegevens:

Roeland Lembrechts

roeland@siriuslegal.be 0494/23 49 83

Bart Van den Brande

bart@siriuslegal.be 0486/90 19 31

Laura Walgraeve

laura@siriuslegal.be 0479/65 07 30

Sophie Vercraeye

sophie@siriuslegal.be 0497/25 92 31