Coronacrisis FAQ

Coronacrisis FAQ

Nu het Coronavirus niet meer weg te denken is en ook België volledig in de ban heeft, zorgt de Coronacrisis voor heel wat bedrijfsproblemen. Sirius Legal ontvangt dag in dag uit vragen van ongeruste ondernemers. Hieronder vind je een overzicht van de meest gestelde juridische vragen, mooi gestructureerd in relevante FAQ categorieën zodat je snel je weg vindt. De antwoorden werden opgesteld door het team van Sirius Legal. Mocht je nog andere vragen hebben of dringend hulp nodig hebben? Onderaan deze pagina vind je de contactgegevens van onze advocaten die je graag verder helpen.

Neem ook eens een kijkje op de Sirius Legal blog. Daar zullen we op regelmatige basis ook artikels voorzien rond de impact van de Coronacrisis en gaan we dieper in op een aantal hete hangijzers zoals overmacht, de impact op de reissector, e-commerce etc.

Vennootschapsrecht

Ja, aandeelhouders kunnen door middel van een elektronisch communicatiemiddel deelnemen aan de Algemene Vergadering, mits inachtneming van enkele voorwaarden:

  • De vennootschap bevat een statutaire bepaling die voorziet in de mogelijkheid van een Algemene Vergadering op afstand. De procedure voor elektronische beraadslaging en besluitvorming moeten duidelijk beschreven zijn in de statuten (inclusief de uitnodiging aan de aandeelhouders tot de algemene vergadering)
  • Vooraleer de vergadering van start gaat, moet de identiteit van iedere deelnemer gecontroleerd worden (bijvoorbeeld door e-ID).
  • Het elektronisch communicatiemiddel zorgt ervoor dat deelnemers direct en ononderbroken kennis kunnen nemen van de discussies. Ieder technisch probleem of incident tijdens de vergadering zal worden vermeld in de notulen. 

Indien statutair bepaald, kunnen aandeelhouders voorafgaand aan de Algemene Vergadering hun stem elektronisch uitbrengen. Dit is dan enkel geldig voor zover de identiteit van de aandeelhouder gecontroleerd kan worden. 

Let wel op dat bestuurders en commissarissen niet mogen deelnemen aan de Algemene Vergadering via een elektronisch communicatiemiddel. Dit kan evenwel opgelost worden  door ontheffingsbrieven voor de bestuurders en de commissaris.

Heb je voorlopig in de statuten de mogelijkheid van de elektronische vergadering niet voorzien? Dan kan je in principe niet virtueel vergaderen, hoewel ook daar onduidelijkheid over bestaat. Een andere mogelijkheid is de algemene vergadering te laten doorgaan zonder fysieke aanwezigheid en dus schriftelijk te laten doorgaan. 

Bij een schriftelijke algemene vergadering moet je rekening houden met volgende zaken:

  • Voorafgaand aan de algemene vergadering kan het bestuursorgaan beslissen dat de aandeelhouders op afstand hun stem op afstand kunnen uitbrengen. Dit kan aan de hand van een stemformulier of door een volmacht met specifieke steminstructies te verlenen aan de aangeduide persoon. 
  • De aandeelhouders hebben het recht om vragen schriftelijk te stellen voorafgaand  aan de algemene vergadering (tot de vierde dag voor de algemene vergadering). Deze vragen kunnen schriftelijk beantwoord worden of mondeling in het geval dat de aandeelhouders en leden de vergadering kunnen volgen via een webcam of een telefonische conferentie. 
  • Alle documenten moeten terugbezorgd worden en dit kan met alle mogelijke middelen, zoals onder andere een scan of een foto per e-mail. 
  • De effectieve algemene vergadering kan gehouden worden via telefoon- of videoconferentie in aanwezigheid van het bureau, het bestuursorgaan en in voorkomend geval de volmachthouder. 

Hou er rekening mee dat voor bijzondere algemene vergaderingen, zoals beslissingen die een statutenwijziging vereisen (bv. ontbinding, kapitaalverhoging,…), de tussenkomst van een notaris noodzakelijk is. In dit geval volstaat het dat een bestuurslid verschijnt voor de notaris rekeninghoudend met de regels inzake social distancing.

Let onder het nieuwe vennootschapsrecht tot slot op de nieuwe criteria in de bv voor wat betreft de alarmbelprocedure. Van zodra je als bestuurder vaststelt dat het nettoactief negatief is of dat de vennootschap in de volgende 12 maanden niet in staat zal zijn om haar schulden te voldoen, dan ben je verplicht om binnen de 2 maanden de algemene vergadering bijeen te roepen. Het is nu in tijden van corona dat vele bestuurders hier kennis van zullen krijgen, dus kijk zeker na hoe je dit kan organiseren virtueel of schriftelijk.