Sirius Legal en FeWeb slaan de handen in elkaar

FeWeb en Sirius Legal slaan de handen in elkaar.  Sirius Legal mag zich vanaf nu preferred legal partner noemen van FeWeb, de Belgische federatie van digitale professionals en agencies. 

Sirius Legal is al vanaf het prille begin actief lid van FeWeb en organiseerde de voorbije jaren heel wat workshops, opleidingen en events voor de FeWeb-leden.  Vanaf vandaag gaan we een stapje verder met een volledig geïntegreerd aanbod van juridische diensten via de FeWeb website.

“De juridische impact op zowel het ontwikkelen van digitale projecten als op het digitaal ondernemen zelf neemt op Belgisch en Europees vlak toe,” zegt Patrick Marck, directeur van FeWeb. “Het is de taak van een sectororganisatie om deze wettelijke en deontologische verplichtingen te vertalen naar het werkveld via standaardcontracten, aanbevelingen, checklists, opleidingen en andere tools.  FeWeb kiest voor Sirius Legal als partner om deze opdracht succesvol te volbrengen.”

feweb en sirius legal partnership

Juridisch advies voor de ganse sector

We werken bij Sirius Legal al jarenlang nauw samen met heel wat webbouwers, web agencies, online marketeers en webshops. Sinds de oprichting van Sirius Legal in 2010 hebben we dan ook een berg ervaring opgebouwd in de internetwereld.  Die ervaring stellen we vanaf nu met veel plezier en enthousiasme ter beschikking van de ganse Belgische digitale community!

In de eerste plaats zorgen we voor uitgebreid eerstelijnsadvies.  De digitale professionals en agencies kunnen met andere woorden voor een eerste antwoord op al hun juridische vragen terecht bij Sirius Legal via de “FeWeb Legal Line.

Maar voorkomen is beter dan genezen natuurlijk en daarom stellen we via de FeWeb website ook een breed gamma aan juridische basisdocumenten ter beschikking.  Sirius Legal zorgt voor contract templates, checklists, informatiefiches en zelfs voor volledige juridische toolkits zoals de vertrouwde Start2GDPR toolkit.

Vanzelfsprekend blijven we ook zorgen voor opleidingen en workshops voor de FeWeb-leden.  Zo plannen we nog deze maand een workshop rond reclamerecht, databescherming en e-commerce op 18 oktober en een workshop rond het nieuwe vennootschapsrecht op 22 oktober.  Inschrijven daarvoor kan nog steeds via de agenda op de Feweb website.

Sirius Legal heeft zelf overigens een erg actieve blog en zal ook voor FeWeb geregeld artikels schrijven over nieuwe wetgeving, gewijzigde spelregels en handige tips.

Veel voorkomende uitdagingen in de sector

Om de nieuwe samenwerking wat kleur bij te zetten, geven we nog enkele vaak voorkomende uitdagingen mee waar digitale professionals in onze ervaring mee te maken krijgen:

Onduidelijke afspraken

Waar verwachtingen uit elkaar lopen, lopen relaties dikwijls ook fout. Dat is niet anders bij web development en digital marketing. Een goede communicatie is uiteraard een eerste prioriteit, maar daarnaast zijn goede contracten en duidelijke offertes een belangrijke stap in de richting van tevreden klanten.

Jammer genoeg leert onze ervaring dat heel wat webbouwers en digitale agencies aan de slag gaan op basis van vage budgetinschattingen of onduidelijke offertes.  Heel vaak blijken er zeer grote verschillen te bestaan tussen de verwachtingen van de klant en de werkelijkheid. Dat geldt zowel voor de financiële kant van projecten als voor de eigenlijke inhoud van het werk.

Wat is er precies besteld, welke functionaliteiten zijn wel of niet inbegrepen, wat is de meerpijs voor change requests onderweg, wat zijn de timings en vooral ook hoe evolueren die bij vertragingen in de loop van het project, …?  Het zijn steeds terugkerende punten van discussie tussen digitale dienstverleners en klanten.

Een en ander komt nóg meer tot uiting bij agencies die werken op basis van agile development of die in sprints opleveren.  In veel gevallen worden daar week na week of periode na periode de doelen voor de volgende sprint vastgelegd en worden onderweg de requirements en deliverables bijgestuurd in functie van de voorbije periode.  Dat zorgt voor bijzonder flexibele ontwikkeling op maat, maar tegelijk brengt het een zeer grote juridische onzekerheid met zich mee.  Zeker voor bedrijven die op deze manier werken, kan het belang van goede contracten, goede algemene voorwaarden en duidelijke offertes niet vaak genoeg herhaald worden…

Intellectuele eigendom

Bij het bouwen van websites of applicaties komt uiteraard programmeerwerk kijken.  In de meeste gevallen brengt dit bovendien aardig wat creatieve grafische keuzes met zich mee.  Lay-out, foto’s, teksten, menu’s, … vormen allemaal beschermde intellectuele eigendom, meestal onder het softwarebeschermingsrecht en het auteursrecht.  Bovendien zijn websites gebaseerd op onderliggende databanken die beschermd kunnen zijn door databankrecht. En om het plaatje compleet te maken hebben zowel de klant als de webbouwer hoogstwaarschijnlijk heel wat vakkennis in huis die beschouwd kan worden als beschermde knowhow.

Het bouwen van websites en het ontwikkelen van digitale campagnes raken dus aan heel wat intellectuele eigendomsrechten.  Precies rond die intellectuele eigendomsrechten zien we heel wat juridische discussies opduiken.  Wie is op het eind van de rit de “eigenaar” van een website? Werd de intellectuele eigendom op de broncode in licentie gegeven aan de klant of werd die in eigendom overgedragen? Wat met het auteursrecht op het design? En wie staat er garant voor de gebruikte foto’s, beelden en teksten als plots een derde opduikt die beweert dat hij of zij daarop de rechten heeft en dat er sprake is van namaak…?  Of wat met alle vakkennis die een digital professional of agency deelt met zijn klanten en waarmee klanten potentieel zelf aan de slag kunnen gaan of omgekeerd vertrouwelijke bedrijfsgegevens die een klant met zijn digitale partner moet delen?

Kies je standaard voor een definitieve overdracht van alle rechten aan de klant of opteer je beter voor een (al dan niet exclusieve) licentie waarbij je zelf eigenaar blijft?  Wat zijn de juridische en fiscale implicaties van de ene of de andere keuze en hoe verpak je dat alles in een sluitend contract? Ook daar zien we jammer genoeg dat het al te vaak fout gaat en precies om die reden zetten we in het kader van ons partnership met FeWeb hard in op goede standaardcontracten, checklists en infofiches.  Op die manier kunnen digitale professionals en agencies in alle zekerheid contracten afsluiten met hun klanten. We zorgen er overigens voor dat die standaardcontracten binnenkort dynamisch worden en dus écht op maat afgewerkt kunnen worden door de FeWeb-leden.

Oplevering

De oplevering is een cruciaal moment, want het markeert de finalisering van het project. Doorgaans werken digitale professionals en agencies met tussenopleveringen die dan moeten worden gevalideerd door de klant. Op het einde van de productie gaat men over tot een voorlopige oplevering. De klant kan de website dan testen en zijn laatste opmerkingen geven. Daarna wordt de website definitief opgeleverd.  Dat is althans de ideale situatie.

Tijdens de verschillende opleveringsfases houdt de digitale professional of het agency het aanvankelijke project en de eventuele aanvaardingen best goed in het oog. Dit systeem van oplevering, feedback en aanvaarding zorgt voor de aanvaarding van de prestaties van de digitale partner. Het moet ook vermijden dat klanten plots nieuwe eisen gaan stellen en het project drastisch gaan wijzigen, of op eerder aanvaarde tussensprints kunnen terugkomen.

Jammer genoeg stellen we al te vaak vast dat opleveringsprocedures slecht uitgewerkt zijn of niet stipt opgevolgd worden, met heel wat juridische discussies tot gevolg.  Discussies die -eens te meer- te vermijden zijn door middel van goede contracten en duidelijke afspraken.

SLA’s, maintenance, support en training

Een website vereist geregeld onderhoud en updates. Om de precieze verplichtingen en garanties van de web developer of web hoster vast te leggen, sluiten partijen best een “service level agreement”. In zo een SLA worden afspraken gemaakt wanneer en hoe de web developer of hoster problemen, fouten of bugs verhelpt. Afhankelijk van de graad van ernst zal een timing worden afgesproken waarbinnen het euvel moet verholpen zijn.

Heel vaak echter stellen we vast dat er ofwel geen duidelijke SLA is, ofwel dat die SLA juridisch slecht en onvolledig is uitgewerkt.  Hoe worden down times precies berekend, wat zijn de sancties en schadevergoedingen waarop de klant aanspraak kan maken, hoe en wanneer moeten incidenten gemeld worden, hoe wordt schade meetbaar gemaakt, hoe wordt de ernst van technische issues ingeschaald,  hoe worden meningsverschillen rond technische issues opgelost, … Heel vaak zijn deze vragen niet (voldoende) duidelijk geregeld en doen digitale professionals er goed aan om eens stil te staan bij het opstellen van een sluitende SLA.

Vragen over de juridische aspecten van web development, e-commerce en digitale marketing of over ons nieuwe partnership met FeWeb?

Neem zeker even vrijblijvend contact op met ons team op info@siriuslegal.be of telefonisch op 02/721 13 00.