Wanted: Office Manager mét pit! (part-time in Hasselt)

Sirius Legal is een klein advocatenkantoor met een hart voor digitale ondernemers. We helpen uiteenlopende klanten, van grote bedrijven tot Start-ups en Scale-ups, en we zijn sterk in het bijstaan van onze klanten op vlak van: 

• digitaal ondernemen (tech en software bedrijven, E-commerce, Artificial intelligence, …);
• privacy (GDPR, cookies, …);
• het beschermen van intellectueel eigendom;
• de juridische kant van media en reclame;

We onderscheiden ons van andere advocatenkantoren omdat we écht meedenken en connecteren met onze klanten. We zijn ook betaalbaar en transparant in onze afspraken. 

En als het even kan doen we nét dat ietsje meer dan de rest. Op die manier zorgen we voor ‘customer delight’; klanten die gewoonweg uiterst tevreden zijn met onze samenwerking. En dat werkt: meer en meer klanten kiezen voor ons, en we blijven erg hoge reviewscores halen.

And that’s where you come in 🙂 : Een groeiend en bruisend kantoor is niets zonder een organisatorische Rots-In-De-Branding. Word jij onze Office Manager in ons gloednieuw kantoor in Hasselt?

Wat je job inhoudt

• Je zorgt voor een vlotte afhandeling en betaling van inkomende facturen. Je maakt uitgaande facturen op, stuurt ze uit, en volgt de betaling ervan op.  
• Je vormt een tandem met het management team voor het beheren van al onze klantenprojecten in onze softwaretool Teamleader: je volgt de geplande, gepresteerde en gefactureerde uren op en zorgt dat alles up-to-date blijft. Hiervoor heb je ook regelmatig contact met al onze teamleden.
• Je zorgt ervoor dat het kantoor een aangename plek is waar je vlot kan werken, o.a. door het op peil houden van de stock kantoorbenodigdheden/drank/…, behandelen van ingaande en uitgaande post, organisatie van kleine events en gezellige team momentjes. 
• Je speelt een belangrijke rol in het eerste contact van klanten met ons kantoor: je beantwoordt de telefoon en ontvangt klanten op kantoor, 
• Je ondersteunt het management team door verslagen te maken van vergaderingen, agenda’s te beheren, … 
• Je ondersteunt An in het HR management, b.v. door het organiseren van het onthaal van nieuwe medewerkers, opstellen van contracten en andere sociaalrechtelijke documenten, organiseren van team events, … 
• Samen met An, onze Marketing & Relationships Manager, bouw je verder aan de marketing van Sirius Legal. Je werkt mee aan het organiseren van klanten-evenementen, het onderhouden van de website, het op punt zetten van presentaties en andere marketingmaterialen.

Wat mag je van Sirius Legal verwachten? 

• Een part-time job (halftijds) die zich uiteraard vooral op kantoor afspeelt, maar je kan je uren flexibel organiseren en thuiswerk kan hier in overleg deel van uitmaken. 
• Bij Sirius Legal houden we niet van hiërarchische structuren. Je komt terecht in een open bedrijfscultuur met zeer korte lijnen. Onze sfeer is informeel, open en laagdrempelig, dus je zal je snel thuis voelen in ons jonge, ambitieuze team.
• We voorzien een contract van onbepaalde duur waarbij we in samenspraak een aantrekkelijk loonpakket voorzien in verhouding tot je profiel en ervaring. Een freelance statuut is geen enkel probleem! 
• Bovenop on-the-job learning mag je rekenen op een uitzonderlijk aanbod opleidings- en ontwikkelingskansen. Je wordt aangemoedigd om te blijven groeien als persoon en professioneel.
• Onze kernwaarden zijn klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, passie, doorzettingsvermogen, discipline en positivisme. 

Wie zoeken we precies? 

• Welke opleiding je gehad hebt is voor ons veel minder belangrijk dan je passie, je gedrevenheid, en je ervaring: je kan terugvallen op minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie, en dat idealiter in een dienstverlenend bedrijf (b.v. een advocatenkantoor, consulting bedrijf, boekhoudkantoor,  …) 
• Je krijgt een kick van het organiseren en het ondersteunen van een team / bedrijf. 
• Je kan als geen ander je werkzaamheden plannen, prioriteiten bepalen en je planning aanpassen aan veranderende omstandigheden. 
• Je hebt ervaring in financiële administratie (registreren, betalen en opvolgen van facturen) en je bent een analytische denker. 
• Je zet je tanden al eens graag in een nieuwe uitdaging en kan zelfstandig je weg vinden in nieuwe taken en (nieuwe) software-tools. 
• Je leert snel bij. 
• Je kan accuraat werken, after all zijn we nog steeds een advocatenkantoor, dus als het juist moet zijn, moet het ook echt juist zijn. 
• Je kan met anderen omgaan op een klantgerichte, maar assertieve manier
• Je beheerst het Nederlands en het Engels goed, zowel geschreven als gesproken. Bonuspunten als je Frans kan spreken en schrijven!