Wanted: Office Manager

Office Manager voor advocatenkantoor met pit! (part-time)

Lijkt het je wat om een sleutelrol te spelen in een klein, maar groeiend advocatenkantoor dat werkt op super boeiende topics zoals E-commerce, Artificial Intelligence en Cybersecurity? Een stoffig en stijf advocatenkantoor is niks voor jou? Je werkt liever in een informele en bruisende omgeving?  Perfect! Lees dan zeker verder. We hebben misschien dé job voor jou. 

Bij Sirius Legal zijn we nu met een 10-tal teamleden. We helpen uiteenlopende klanten, van grote bedrijven tot Start-ups en Scale-ups, en we zijn sterk in het bijstaan van onze klanten op vlak van: 

• digitaal ondernemen (tech en software bedrijven, E-commerce, Artificial intelligence, …);
• privacy (GDPR, cookies, …);
• het beschermen van intellectueel eigendom;
• de juridische kant van media en reclame;

We onderscheiden ons van andere advocatenkantoren omdat we écht meedenken en connecteren met onze klanten. We zijn ook betaalbaar en transparant in onze afspraken. Geen onaangename verrassingen op je factuur dus.

En als het even kan doen we nét dat ietsje meer dan de rest. Op die manier zorgen we voor ‘customer delight’; klanten die gewoonweg uiterst tevreden zijn met onze samenwerking. En dat werkt: meer en meer klanten kiezen voor ons, en we blijven erg hoge reviewscores halen. 

And that’s where you come in 🙂 : Een groeiend en bruisend kantoor is niets zonder een organisatorische Rots-In-De-Branding. Word jij onze Office Manager?

Wat je job inhoudt

• Je zorgt voor een vlotte afhandeling en betaling van inkomende facturen. Je maakt uitgaande facturen op, stuurt ze uit, en volgt de betaling ervan op.  
• Je vormt een tandem met Roeland, één van onze partners, voor het beheren van al onze klantenprojecten in onze softwaretool Teamleader: je volgt de geplande, gepresteerde en gefactureerde uren op en zorgt dat alles up-to-date blijft. Hiervoor heb je ook regelmatig contact met al onze teamleden.
• Je zorgt ervoor dat het kantoor een aangename plek is waar je vlot kan werken, o.a. door het op peil houden van de stock kantoorbenodigdheden/drank/…, behandelen van ingaande en uitgaande post, zorgen dat de printers e.d. op kantoor vlekkeloos blijven werken, …
• Je speelt een belangrijke rol in het eerste contact van klanten met ons kantoor: je beantwoordt de telefoon, ontvangt klanten op kantoor, 
• Je staat de andere teamleden bij wanneer er grote print- of scanopdrachten zijn, b.v. voor rechtszaken. 
• Je ondersteunt het management team door verslagen te maken van vergaderingen, agenda’s te beheren, … 
• Je ondersteunt Roeland in het HR management, b.v. door het organiseren van het onthaal van nieuwe medewerkers, opstellen van contracten en andere sociaalrechtelijke documenten, organiseren van team events, …
• Samen met An, onze Marketing & Relationships Manager, bouw je verder aan de marketing van Sirius Legal. Je werkt mee aan het organiseren van klanten-evenementen, het onderhouden van de Sirius Legal website, het op punt zetten van presentaties en andere marketing materialen.

Wat mag je van Sirius Legal verwachten? 

• Een part-time job (halftijds of 3/5) die zich uiteraard vooral op kantoor afspeelt, maar je kan je uren flexibel organiseren en thuiswerk kan hier deel van uitmaken. 
• Bij Sirius Legal houden we niet van hiërarchische structuren. Je komt terecht in een open bedrijfscultuur met zeer korte lijnen. Onze sfeer is informeel, open en laagdrempelig, dus je zal je snel thuis voelen in ons jonge, ambitieuze team.
• We voorzien een contract van onbepaalde duur waarbij we in samenspraak een aantrekkelijk loonpakket voorzien in verhouding tot je profiel en ervaring.
• Bovenop on-the-job learning mag je rekenen op een uitzonderlijk aanbod opleidings- en ontwikkelingskansen. Je wordt aangemoedigd om te blijven groeien als persoon en professioneel.
• Onze kernwaarden zijn klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, passie, doorzettingsvermogen, discipline en positivisme.

Wie zoeken we precies? 

• Welke opleiding je gehad hebt is voor ons veel minder belangrijk dan je passie, je gedrevenheid, en je ervaring: je kan terugvallen op minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie, en dat idealiter in een dienstverlenend bedrijf (b.v. een advocatenkantoor, consulting bedrijf, boekhoudkantoor, installatiebedrijf, …) 
• Je krijgt een kick van het organiseren en het ondersteunen van een team / bedrijf. 
• Je kan als geen ander je werkzaamheden plannen, prioriteiten bepalen en je planning aanpassen aan veranderende omstandigheden. 
• Je hebt ervaring in financiële administratie (registreren, betalen en opvolgen van facturen). 
• Je zet je tanden al eens graag in een nieuwe uitdaging en kan zelfstandig je weg vinden in nieuwe taken en (nieuwe) software-tools. 
• Je leert snel bij. 
• Je kan accuraat werken, after all zijn we nog steeds een advocatenkantoor, dus als het juist moet zijn, moet het ook echt juist zijn. 
• Je kan met anderen omgaan op een klantgerichte, maar assertieve manier.
• Je beheerst het Nederlands en het Engels goed, zowel geschreven als gesproken. Bonuspunten als je Frans kan spreken en schrijven!

Interesse? 

Voel jij je helemaal aangesproken? Twijfel niet langer! Neem je CV bij de hand en stuur een mailtje naar Roeland Lembrechts of solliciteer via het formulier onderaan deze pagina. (roeland@siriuslegal.be)