Moet u uw facturen verplicht in het Nederlands opstellen?

invoicesWist u dat de taalwetgeving u als ondernemer verplicht om uw facturen op te stellen in de taal van het gewest waarin uw exploitatiezetel zich bevindt en niet in de taal van de bestemmeling? De sanctie is –althans in theorie- de nietigheid van de factuur.  Een recent arrest van het Europees Hof van Justitie oordeelde weliswaar dat deze Belgische (Vlaamse) regelgeving in strijd is met het Europees recht.

Factuur moet verplicht in het Nederlands volgens Vlaams decreet

Dat België met zijn drie gewesten, drie gemeenschappen en drie taalgroepen een taalkundig kluwen is dat doorheen de tijd ook gezorgd heeft voor ingewikkelde taalwetgeving is niet bepaald een geheim. Die taalwetgeving blijkt echter ook op onverwachte punten invloed te hebben op uw dagelijkse administratie als (online) handelaar.

Heel wat online handelaars die bij ons over de vloer komen en die B2B verkopen blijken hun facturen vanuit een reflex van klant vriendelijkheid op te stellen in het Engels of in verschillende talen, afhankelijk van de bestemmeling. E-commerce is immers van nature niet lokaal gebonden en wie online verkoopt heeft in de meeste gevallen een internationaal cliënteel.

Ondernemers begaan hierbij echter zonder het te beseffen een inbreuk op de taalwetgeving, die ernstige gevolgen kan hebben als de factuur onbetaald blijft en de verkoper naar de rechtbank trekt om betaling te vorderen.

Anders dan algemeen gedacht wordt bepaalt immers niet de woonplaats of taal van uw klant de taal waarin uw factuur opgesteld moet worden, maar wel de plaats waar u uw exploitatiezetel heeft. Een en ander volgt uit artikel 52 van de gecoördineerde wet op het taalgebruik in bestuurszaken, die stelt dat alle officiële documenten van uw vennootschap in de taal van het rechtsgebied waarin ze haar exploitatiezetel heeft moeten opgesteld worden. Het is overigens enkel de feitelijke exploitatiezetel en niet de maatschappelijke zetel die in aanmerking moet genomen worden.

Als uw bedrijf in Vlaanderen gevestigd is, moeten uw facturen dus verplicht in het Nederlands opgesteld worden, ongeacht de vraag of uw klant het Nederlands machtig is.

Wat met facturen in andere talen?

U heeft tot noch toe facturen uitgeschreven in het Frans, Engels of Duits? Wel, facturen die minder dan een maand geleden zijn uitgeschreven, kan u nog vervangen door een identieke factuur in het Nederlands. Uw klant kan u overigens aanmanen om binnen de maand vanaf zijn verzoek voor een vertaling te zorgen en kan bij gebreke daaraan –in theorie- voor de vrederechter de vertaling eisen.

Betaalt uw klant spontaan de factuur, dan stelt zich geen probleem. Hij heeft ze aanvaardt en betaalt en u kan op twee oren slapen.

Als uw factuur echter onbetaald blijft en ze is niet in het Nederlands opgesteld, dreigt u echter in problemen te komen als u naar de rechtbank stapt voor de recuperatie van uw schuldvordering. De sanctie die de wet voorziet is immers de absolute nietigheid van de factuur. Dat betekent dat de rechter zelf de nietigheid van de facturen moet inroepen, zelfs als uw schuldenaar er zelf niet aan denkt. Het gevolg zal zijn dat uw schuldenaar niet kan veroordeeld worden tot betaling van die factuur. U kan wellicht nog een nieuwe factuur uitschrijven, maar een en ander zal betekenen dat bijvoorbeeld intresten pas beginnen lopen vanaf de opeisbaarheid van die nieuwe factuur. Bovendien heeft u wellicht reeds BTW afgedragen op de nietige factuur en dient deze geregulariseerd te worden.

Wat met tweetalige facturen?

Een elegante oplossing die u toelaat om klantvriendelijk te zijn zonder juridische risico’s te lopen, is om uw facturen in twee talen op te stellen en daarbij alle wettelijk verplichte vermeldingen in het Nederlands en daarnaast bvb in het Engels op te nemen.

Een vertaling bijvoegen kan natuurlijk ook, maar in dat geval moet u er rekening mee houden dat enkel de Nederlandstalige factuur officieel is.

Europa is het niet eens met de Vlaamse verplichting

Op 21 juni 2016 velde het Europees Hof van Justitie een arrest in de zaak New Valmar BVBA tegen Global Pharmacies Partner Health Srl.

Op 12 november 2010 sloten New Valmar, een te Evergem (België) gevestigde vennootschap naar Belgisch recht, en GPPH, een te Milaan (Italië) gevestigde vennootschap naar Italiaans recht, een overeenkomst waarbij laatstgenoemde werd aangesteld als de exclusieve concessiehouder van New Valmar in Italië voor de distributie van kinderartikelen. Deze overeenkomst liep tot en met 31 december 2014.

New Valmar heeft bij aangetekend schrijven van 29 december 2011 deze overeenkomst voortijdig beëindigd, met ingang van 1 juni 2012.

Bij dagvaarding van 30 maart 2012 heeft New Valmar de rechtbank van koophandel Gent verzocht GPPH te veroordelen tot betaling van een bedrag van ongeveer 234 192 EUR ter voldoening van een aantal onbetaalde facturen.

Als verweer tegen de vordering van New Valmar heeft GPPH de nietigheid van de facturen die aan de orde zijn in het hoofdgeding aangevoerd, op grond dat deze facturen „akten en bescheiden die voorgeschreven zijn bij de wetten en reglementen” zijn in de zin van de taalwet bestuurszaken en het taaldecreet (hierna, samen: „regeling in het hoofdgeding”) en in strijd waren met de in die regeling neergelegde voorschriften van openbare orde, aangezien behoudens de identiteitsgegevens van New Valmar en de btw- en bankgegevens, alle vermeldingen op die facturen, met inbegrip van de algemene voorwaarden, in een andere taal dan het Nederlands waren opgesteld, namelijk het Italiaans, ofschoon New Valmar in het Nederlandse taalgebied van het Koninkrijk België is gevestigd.

Een en ander heeft als gevolg dat het Vlaamse decreet in principe niet meer kan of moet toegepast worden door een rechtbank die ermee geconfronteerd wordt en dus dat de verplichting om facturen in het Nederlands op te stellen dode letter wordt.

Voorzichtigheid is desalniettemin geboden zolang de tekst van het decreet niet zal zijn aangepast…

Vragen rond e-commerce of rond incasso?


Voor meer info contacteer