Ben je op zoek naar juridisch advies of het betere maatwerk voor je contracten of policies? Check ons aanbod!
Laatst bijgewerkt 21 januari 2025
Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van je persoonsgegevens van de “bv Sirius Legal Business Law Firm”, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnummer 0742.701.086 gevestigd te Kardinaal Mercierplein 2, 2800 Mechelen (hierna “Sirius Legal”).
Sirius Legal hecht veel belang aan jouw privacy en wenst je persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Wij behandelen je gegevens geheel in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Sirius Legal persoonsgegevens over jou verwerkt.
Lees deze Privacyverklaring aandachtig. Ze bevat essentiële informatie over hoe we je persoonsgegevens verwerken en welke cookies we gebruiken. Door jouw persoonsgegevens te delen op onze website, door ons te contacteren per e-mail/per telefoon of door het overmaken van een vraag/klacht, verklaar je kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring.
Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon, een geboortedatum, een foto en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een natuurlijk persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer (zelfs het telefoonnummer van op het werk) of inlogcode.
Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke verwerking of elk geheel van verwerkingen van persoonsgegevens verstaan. Die verwerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van deze gegevens tot en met vernietiging.
We verwerken in het kader van onze werkzaamheden de volgende persoonsgegevens van jou:
Als je naar onze website surft
Telkens als je naar onze website surft, kunnen we op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over jou verzamelen, met name je IP-adres, surfgedrag, herkomst en zoektermen. We gebruiken cookies om onze website te onderhouden en te verbeteren. Voor strikt noodzakelijke cookies baseren we ons op het gerechtvaardigd belang om de veiligheid en de werking van de website te garanderen. We verzamelen ook anonieme statistieken over het surfgedrag op onze website. Hierin is de identiteit van personen of bedrijven niet te herkennen. We vragen steeds toestemming voor het plaatsen van deze analytische cookies.
Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vind je in Artikel 6.
Als je beroep doet op onze diensten als advocaat
Als je beroep doet op onze diensten als advocaat verwerken we je persoonsgegevens, betaal- en facturatiegegevens, kopie van je identiteitskaart (enkel indien je een particuliere cliënt bent) en eventuele andere persoonsgegevens die je ons vrijwillig overmaakt om je dossier te kunnen behartigen. In sommige gevallen verkrijgen wij deze gegevens van een andere procespartij of haar raadsman, deurwaarders, notarissen, deskundigen, de rechtbank of andere actoren in het kader van de dossiers die wij voor onze cliënten beheren.
We gebruiken deze gegevens om onze diensten te kunnen leveren en de betaling en facturatie ervan met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst waarom je hebt verzocht of voor het verlenen van de diensten waarom je hebt verzocht.
Alle dossiergegevens moeten we om wettelijke redenen tot minstens 5 jaar na het afsluiten van je dossier bewaren. We bewaren je contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres en bedrijfsnaam) gedurende 10 jaar na het afsluiten van je dossier omwille van de continuïteit van onze dienstverlening naar onze cliënten toe.
Je facturatiegegevens moeten we om wettelijke redenen 10 jaar vanaf het kalenderjaar volgend op de factuurdatum bewaren.
Verwerking bijzondere gegevens
In uitzonderlijke gevallen is het noodzakelijk voor de behandeling van je dossier om ook bijzondere categorieën van gegevens te verwerken zoals persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot je seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Afhankelijk van het dossier verwerken we mogelijks ook persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.
Alle dossiergegevens moeten we om wettelijke redenen tot minstens 5 jaar na het afsluiten van je dossier bewaren. We bewaren je contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres en bedrijfsnaam) gedurende 10 jaar na het afsluiten van je dossier omwille van de continuïteit van onze dienstverlening naar onze cliënten toe.
Als je zelf geen beroep hebt gedaan op onze diensten
Ook als je zelf geen beroep hebt gedaan op onze diensten, is het mogelijk dat we je persoonsgegevens verwerken in het kader van de diensten die wij aan onze cliënten leveren. In dat geval verwerken we alle persoonsgegevens die ons worden overgemaakt door jouw raadsman, de raadsman van een andere procespartij, deskundigen, de rechtbank of andere actoren in het kader van de dossiers die wij voor onze cliënten beheren. Het is ook mogelijk dat hierbij bijzondere categorieën van gegevens verwerkt worden.
We bewaren je persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Alle dossiergegevens moeten we om wettelijke redenen tot minstens 5 jaar na het afsluiten van het dossier bewaren. We bewaren contactgegevens ook daarna nog gedurende 10 jaar na het afsluiten van je dossier omwille van de continuïteit van onze dienstverlening.
Wanneer je contact met ons opneemt
Als je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via mail, telefoon of via het contactformulier op onze website, verwerken wij je contactgegevens en de inhoud van je vraag. Dit doen we met als enige doel om je een antwoord te bieden op die vraag en in die zin onze verbintenis ten aanzien van jou uit te voeren. Wij bewaren je gegevens niet langer dan 6 maanden in de back-end van onze website en mailbox, tenzij je cliënt wordt.
Bij inschrijving op onze nieuwsbrief
Als je hiervoor toestemming geeft, verwerken we je contactgegevens om je onze nieuwsbrief en communicatie te bezorgen. Dit doen we om je op de hoogte te houden van juridisch nieuws en interessante evenementen of webinars. Je kan op elk ogenblik aangeven dat je niet langer onze nieuwsbrieven wil ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon.
Als je een bestelling plaatst op onze website
Als je een bestelling plaatst op onze website word je cliënt van Sirius Legal en verwerken we je persoonsgegevens zoals die van andere cliënten. (zie ook: Als je beroep doet op onze diensten als advocaat)
Als je onze gratis producten downloadt op onze website
Als je onze gratis producten downloadt op onze website, vragen we je contactgegevens. We verzamelen deze gegevens enkel met als doel je de opgevraagde documentatie gepersonaliseerd te bezorgen per e-mail. We gebruiken je e-mailadres niet voor reclamedoeleinden, tenzij je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.
Als je een meeting vastlegt via onze website
Als je een meeting bij ons vastlegt, verwerken we je contactgegevens en de inhoud van je vraag en alle informatie die je vrijwillig meegeeft bij de boeking van je afspraak. Je gegevens worden enkel gebruikt voor deze boeking en voor de voorbereiding van het gesprek. Tijdens de meeting gebruiken we AI om notities te maken tijdens ons gesprek. Je wordt voorafgaand aan de meeting geïnformeerd over het gebruik van deze tool en je kan je op elk moment verzetten tegen het gebruik ervan. Deze notities worden enkel intern gedeeld als je dossier bij ons wordt opgestart. Als je geen cliënt wordt, bewaren we deze gegevens niet langer dan 6 maanden. We gebruiken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om je een betere dienstverlening te garanderen.
Als je je inschrijft voor een van onze events, webinars en/of opleidingen
Bij inschrijving voor onze events, webinars en/of opleidingen verwerken we je contactgegevens. Onze webinars worden gehost door externe video/webinarplatformen zoals Zoom, Google Meet, Livestorm, Teams etc. We verwerken deze gegevens om je een link voor deelname te kunnen bezorgen. Deze gegevens worden voor 6 maanden bewaard. We gebruiken deze gegevens niet voor reclamedoeleinden, tenzij je hiervoor expliciet toestemming voor hebt gegeven.
Als je solliciteert bij Sirius Legal
Als je solliciteert op een vacature die wij aanbieden, via onze website, via mail, via telefoon, via Linkedin of via een andere jobsite, verwerken we je persoons- en sollicitatiegegevens voor het beheer van het sollicitatieproces.
De gegevens die we hiervoor verwerken zijn je naam, voornaam, cv, je motivatiebrief en andere gegevens die je met ons hebt meegedeeld. Wanneer je vrijwillig gevoelige gegevens met ons meedeelt, geef je daarmee uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking ervan.
Je sollicitatiegegevens worden niet langer bewaard dan 6 maanden, tenzij we je graag willen opnemen onze wervingsreserve. In dat geval vragen we hiervoor expliciet toestemming.
Wij geven jouw persoonsgegevens natuurlijk nooit door aan derden voor commerciële redenen.
Wij delen jouw gegevens vanzelfsprekend wel met derden in het kader van het beheer van je dossier. Je gegevens kunnen doorgegeven worden aan en verwerkt worden door rechtbanken, deurwaarders, notarissen, andere advocaten, overheidsinstanties, consultants, software- en cloudleveranciers, financiële partners of elke andere derde die partij is in of een rol speelt bij jouw dossier. De actuele lijst kan worden verkregen op eenvoudig verzoek per mail. Wij zorgen bij elke doorgifte aan derden voor de gepaste veiligheidsmaatregelen ten aanzien van jouw persoonsgegevens, onder meer door het afsluiten van verwerkers- overeenkomsten waar nodig.
Bij events delen wij jouw persoonsgegevens met de partners of mede-organisatoren, die duidelijk worden weergegeven bij inschrijving.
Sirius Legal doet ook beroep op externe verwerkers om specifieke diensten te verlenen voor onze brede administratie, IT en boekhouding. Een up- to- date lijst van de externe verwerkers waarmee persoonsgegevens gedeeld worden, is beschikbaar op aanvraag via GDPR@siriuslegal.be.
Sirius Legal zal verwerkers zorgvuldig selecteren in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Daarnaast zorgt Sirius Legal ervoor dat de verwerkingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van een eventueel schriftelijk contract en met wettelijke regelgeving op het gebied van gegevensverwerking.
Wij proberen steeds maximaal gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden zorgen we ervoor dat jouw gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen.
In zeldzame gevallen kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens bekend te maken op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij proberen je vooraf te informeren, tenzij dat om wettelijke redenen niet kan.
Als betrokkene heb je, indien de voorwaarden vervuld zijn zoals vermeld in de AVG, recht op:
Mocht je van één van deze rechten willen gebruik maken, laat het ons dan zo specifiek mogelijk weten. Bij het uitoefenen van jouw rechten dient Sirius Legal jouw identiteit te kunnen verifiëren om te vermijden dat iemand anders zich voor jou uitgeeft. Daarom verifiëren we je identiteit en vragen we bij twijfel steeds een kopie van een geldig identiteitsbewijs op. Je kan ons bereiken via e-mail naar GDPR@siriuslegal.be of per post op volgend adres: Sirius Legal, Kardinaal Mercierplein 2, 2800 Mechelen of via de formulieren op onze website.
Tenslotte heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit als blijkt dat wij niet binnen 30 dagen passend gevolg gegeven hebben aan een verzoek op basis van één van de hierboven vermelde rechten:
GBA / APD
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel : +32 (0)2 274 48 00
Je kan ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.
Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te garanderen. Zo zijn onze softwaretools beveiligd met een tweefactor verificatie, gebruiken we een username en paswoord, gelden er toegangsbeperkingen en passen we waar mogelijk encryptie toe. Verder voorzien wij opleidingen aan ons personeel inzake gegevensbescherming, hebben wij interne richtlijnen rond dataveiligheid en nemen we de gepaste beveiliging in de vorm van up to date antivirus en firewall beveiliging.
In geen geval kan Sirius Legal aansprakelijk gehouden worden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
Onze website gebruikt, weliswaar in beperkte vorm, cookies en gelijkaardige technologieën. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Zonder je voorafgaande toestemming plaatsen wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Voor alle andere cookies vragen wij eerst je toestemming via onze cookiebanner. Je kan je cookievoorkeuren steeds beheren via onze website en de link “Cookievoorkeuren” in onze footer. Jouw toestemming heeft een geldigheidsduur van 6 maanden, nadien polsen wij opnieuw naar jouw voorkeuren.
Onderstaande cookielijst geeft je een overzicht van de cookies die onze website gebruikt.
We geven je zo veel mogelijk informatie over cookies geplaatst door derde partijen. Als je toch meer wil weten, verwijzen we je graag naar de privacyverklaringen van deze partijen op hun respectieve websites.
Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen.
Als je verder nog vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, contacteer ons dan per e-mail via GDPR@siriuslegal.be, of per post naar Kardinaal Mercierplein 2, 2800 Mechelen, of via de formulieren op onze website.
