Data export buiten de EU is behoorlijk complex geworden sinds het Schrems II arrest en het wegvallen van het Privacy Shield tussen de EU en de VS.
Europese bedrijven staan voor een dubbele taak:
Die “Standard Contract Clauses” zijn sinds begin juni 2021 helemaal vernieuwd om ze in overeenstemming te brengen met GDPR. Het zijn modeldocumenten die ter beschikking gesteld worden door de Europese Commissie om copy/paste in Data Export Agreements te integreren en zo op contractueel niveau veilige export te garanderen.
Op deze pagina kan je die nieuwe versie van de officiële SCC’s downloaden, klaar voor gebruik. We hebben ze natuurlijk niet zelf geschreven, daarvoor bedanken we de Europese Commissie. Maar we hebben ze voor jouw gebruiksgemak wel alvast netjes uitgesplitst in 4 afzonderlijke en rechtstreeks bruikbare versies, dat had de EU immers nog niet voor jou gedaan, waardoor deze nieuwe versies toch wat complex in gebruik dreigden te worden.
Afhankelijk van jouw precieze relatie met de ontvanger buiten de EU, kies je voor één van deze vier versies:
Handig, leek ons. Maar wees voorzichtig bij het gebruik van deze modellen: kies de juiste versie, vul alles correct en volledig in, en zorg vooral ook voor de nodige bijkomende risico audit.
Bekijk zeker even ons Vendor Assessment Form dat je kan gebruiken om in kaart te brengen of je buitenlandse partners al dan niet persoonsgegevens van jou ontvangen heeft en of ze er correct en conform GDPR mee omgaan. Het helpt je zeker om te bepalen waar extra maatregelen nodig zijn. Zo kan je snel, overzichtelijk en met een minimum aan moeite werken aan GDPR compliance binnen je bedrijf.
Vul even het formulier in en je krijgt de nieuwe SCC’s meteen in 4 versies in je mailbox. Heb je toch nog vragen over de impact hiervan op je contracten en hoe je concreet te werk moet gaan? Bekijk misschien eens onze Data Export Compliance service. Door de nieuwe SCC’s, het Schrems-II arrest en GDPR is het immers wel nodig om je data export nu helemaal op punt te stellen. Wij begeleiden je graag en nemen heel jouw data administratie uit handen.
Dat het Schrems II arrest van afgelopen zomer heel wat stof heeft doen opwaaien is een understatement. Heel wat bedrijven zijn bijzonder ongerust over de impact van het wegvallen van het Privacy Shield tussen de VS en Europa en over de strengere interpretatie van data exportregels van de EU naar gebieden buiten de EU. De recente Mailchimp beslissing, waarover we al eerder schreven op onze blogpagina’s heeft daarbij alleen maar olie op het vuur gegooid.
Maar gelukkig wordt de soep niet altijd zo heet gedronken als ze geschonken wordt. Een recente beslissing van de Franse Conseil d’Etat maakt duidelijk dat het Schrems II arrest heus niet hoeft te betekenen dat Europese bedrijven helemaal geen beroep meer kunnen doen op niet-Europese (meestal Amerikaanse) dienstverleners. Hoe zit de vork dan precies in de steel en wat moet je als ondernemer wel en niet doen? Dat proberen we hieronder op een rijtje te zetten.
Afgelopen zomer oordeelde het Europees Hof van Justitie in haar Schrems II-arrest dat het zogenaamde “Privacy Shield” dat de uitwisseling van persoonsgegevens van de EU naar de VS mogelijk maakte zonder bijkomende waarborgen of beperkingen in strijd was met het Europees recht en met name met GDPR. Premisse van het Privacy Shield was immers de “belofte” van Amerikaanse bedrijven dat de persoonsgegevens van Europese burgers eenzelfde niveau van veiligheid zouden genieten in de VS als in de EU en dat uitgangspunt is de facto onmogelijk. Amerikaanse veiligheidswetgeving, zoals bvb de FISA act, geven Amerikaanse inlichtingendiensten immers vergaande inzagerechten in (Europese of andere) datastromen die de VS binnenkomen. Europese data is dus nooit echt “veilig” in de VS en die vaststelling betekende meteen ook het einde van het Privacy Shield.
De gevolgen hiervan zijn potentieel érg vergaand. Quasi alle software tools die Europese bedrijven vandaag gebruiken, zijn immers Amerikaans en aangezien de meeste daarvan tegenwoordig cloud services of online tools zijn, is er per definitie sprake van gegevensuitvoer naar de VS.
Het probleem werd enkel maar groter als we ook rekening houden met het feit dat het EHJ daar ook aan toevoegde dat wie data exporteert buiten de EU (ook naar andere bestemmingen dan de VS), meteen rekening moet houden met het feit dat de Standard Contract Clauses die de Europese Commissie zélf voorziet om veilige gegevensexport te garanderen tussen bedrijven en organisaties binnen en buiten de EU niet volstaan.
Het Schrems II-arrest zegt immers zeer duidelijk dat overdrachten van persoonsgegevens aan cloudserviceproviders in de Verenigde Staten geval per geval beoordeeld moeten worden en indien er een risico bestaat voor de integriteit van de betreffende gegevens, moeten bijkomende veiligheidswaarborgen voorzien worden. Die aanvullende waarborgen dringen zich bij export naar de VS bijna automatisch op, gelet op de zeer vergaande onderzoeksbevoegdheden van de Amerikaanse inlichtingendiensten, bijvoorbeeld op grond van sectie 702 (50 USC § 1881a) van de Foreign Intelligence Surveillance Act (Cloud Services Act).
Wie vorige week ons blogartikel over het gebruik van Mailchimp gelezen heeft, zou de indruk kunnen hebben dat data export naar de VS vandaag onmogelijk geworden is als gevolg van het Schrems II arrest. Dat is gelukkig echter niet het geval.
We gaven in dat artikel, net als in deze blog met een duidelijk 7 stappen plan voor data export, al mee dat heel veel afhankelijk is van jouw eigen specifieke context en de “gevoeligheid” van jouw data en we legden ook al uit dat het jouw taak is als ondernemer om een correcte inschatting te maken van die context en van de veiligheid van jouw data bij de ontvangende partij. Om die veiligheid te verzekeren zal je zelf moeten zorgen voor gepaste “bijkomende veiligheidsmaatregelen” bovenop de standaard contractuele garanties die de ontvangende partij je moet geven in de vorm van zogenaamde “Standard Contract Clauses” (ook dit lees je in ons 7 stappen plan). Eén van die bijkomende maatregelen kan bijvoorbeeld de voorafgaande encryptie van je data zijn, zodat ze aan de ontvangende zijde niet kan uitgelezen worden.
Als je bovenstaande graag rustig uitgelegd ziet, kan je overigens terecht op ons Youtube kanaal. Je vindt er de opname van een recent Schrems webinar waarin we samen met onze partners van de IT & Data Protection Practice Group van Consulegis een overzicht geven van internationale data export en de impact van Schrems II vanuit Amerikaans, Indisch, Brits en Europees perspectief.
We begonnen ons verhaal met de melding dat de Franse Raad van State zopas verduidelijkte dat Europese bedrijven wel degelijk nog kunnen samenwerken met Amerikaanse partners in het kader van verwerking van persoonsgegevens. Tijd dus om even te kijken wat de Conseil d’Etat in Frankrijk precies gezegd heeft…
De Franse regering werkt al een hele tijd aan een nationaal platform voor de verwerking van medische gegevens van Franse burgers, een beetje zoals het eHealth platform bij ons in België. Dat Franse platform heet Doctolib en het staat ondermeer in voor het boeken van afspraken voor Covid-19 vaccinaties.
De servers van Doctolib worden, zoals ongeveer 33% van alle serverruimte in Europa, gehost door het Luxemburgse Amazon Web Services (AWS). De servers van AWS staan weliswaar in Frankrijk en Duitsland, maar AWS is wel een onderdeel van de Amerikaanse Amazon-groep. De vaststelling dat de gezondheidsgegevens van miljoenen Franse burgers verwerkt zouden worden op een platform dat gehost wordt door (de dochteronderneming van) een Amerikaans bedrijf, zorgde voor behoorlijk wat onrust in Frankrijk en leidde uiteindelijk tot een procedure voor de Raad van State in een poging om die beslissing teniet te doen en de Franse overheid te dwingen een Europees alternatief te kiezen.
De Conseil d’État wees echter het verzoek tot opschorting van het partnership tussen de Frase overheid en Doctolib af.
De Raad van State zegt daarbij 3 belangrijke dingen:
Hoewel deze zaak geen betrekking heeft op de doorgifte van persoonsgegevens naar de VS, toont het arrest in elk geval wél aan dat Schrems II, volgens de hoogste Franse rechtbank, EU-bedrijven niet per definitie verbiedt om samen te werken met Amerikaanse aanbieders van clouddiensten. De uitspraak illustreert vooral de noodzaak tot grondig voorafgaand onderzoek én tot het nemen van voldoende bijkomende waarborgen om dataveiligheid te garanderen. Tegelijk geeft het arrest ook aan dat zulke garanties niet alleen absoluut nodig zijn als data effectief getransfereerd wordt naar de VS, maar dat ze ook aangewezen (kunnen) zijn in situaties waarin samengewerkt wordt met Europese dochterondernemingen en waarin de data wel in de EU gehost wordt of althans waar gezegd wordt dat dat zo is (let wat dat betreft op de kleine lettertjes, die vaak uitzonderingen voorzien voor noodgevallen ,waarbij data toch omgeleid of in back-up gezet kan worden buiten de EU…)
We maken graag tijd voor je. Bel of mail gerust met Bart Van den Brande op bart@siriuslegal.be of +32 492 249 516 of boek hier meteen een vrijblijvend online kennismakingsgesprek in met Bart via Google Meet of Zoom.
Een recente beslissing van de Beierse gegevensbeschermingsautoriteit doet grote twijfel rijzen over de vraag of het populaire e-mailmarketingplatform MailChimp volgens de GDPR wel legaal gebruikt kan worden.
Bij uitbreiding stelt hetzelfde probleem zich voor bij quasi alle Amerikaanse softwaretoepassingen die persoonsgegevens van EU-burgers verwerken. Data Export naar de VS is immers sinds afgelopen zomer niet meer mogelijk onder het door het Europees Hof van Justitie vernietigde Privacy Shield en ook het gebruik van Standard Contract Clauses als alternatief blijkt -en dat is voor gegevensbeschermingsspecialisten niet verbazend- zeer moeilijk te liggen omdat het Europees hof van Justitie in dat geval de bijkomende verplichting oplegt om individueel en geval per geval te onderzoeken of bijkomende veiligheidsmaatregelen nodig zijn.
Precies dat laatste probleem komt nu naar boven in de beslissing over Mailchimp uit Beieren.
De impact van het Schrems II-arrest van het Europese Hof van Justitie van afgelopen zomer laat zich steeds harder voelen. Voor heel wat bedrijven was het toch even in de haren krabben vorig jaar, toen het Europese Hof het Privacy Shield tussen de VS en de EU (de EER eigenlijk) onderuit haalde. Quasi alle software tools die Europese bedrijven vandaag gebruiken, zijn immers Amerikaans en aangezien de meeste daarvan tegenwoordig cloud services of online tools zijn, is er per definitie sprake van gegevensuitvoer naar de VS.
Het probleem werd enkel maar groter als we ook rekening houden met het feit dat het EHJ daar ook aan toevoegde dat wie data exporteert buiten de EU (ook naar andere bestemmingen dan de VS), meteen rekening moet houden met het feit dat de Standard Contract Clauses die de Europese Commissie zélf voorziet om veilige gegevensexport te garanderen tussen bedrijven en organisaties binnen en buiten de EU niet volstaan.
Het Schrems II-arrest zegt immers zeer duidelijk dat overdrachten van persoonsgegevens aan cloudserviceproviders in de Verenigde Staten geval per geval beoordeeld moeten worden en indien er een risico bestaat voor de integriteit van de betreffende gegevens, moeten bijkomende veiligheidswaarborgen voorzien worden. Die aanvullende waarborgen dringen zich bij export naar de VS bijna automatisch op, gelet op de zeer vergaande onderzoeksbevoegdheden van de Amerikaanse inlichtingendiensten, bijvoorbeeld op grond van sectie 702 (50 USC § 1881a) van de Foreign Intelligence Surveillance Act (Cloud Services Act).
Het klinkt bijna absurd, maar de Beierse gegevensbeschermingsautoriteit (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht) heeft eerder deze maand een Europees online tijdschrift het verbod opgelegd om nog langer Mailchimp te gebruiken om haar newsletters uit te sturen. Meer info vind je op deze link.
De reden? Wel, wie Mailchimp gebruikt om nieuwsbrieven te versturen, stuurt persoonsgegevens (bijv. e-mailadressen en namen van ontvangers) naar de servers van Mailchimp in de Verenigde Staten en dat is potentieel niet OK.
De Beierse gegevensbeschermingsautoriteit motiveerde haar beslissing met de vaststelling dat het bedrijf niet voorafgaand had onderzocht of er aanvullende waarborgen nodig waren voor het doorgeven van persoonsgegevens aan Mailchimp, met name omdat Mailchimp mogelijk onderworpen is aan de Cloud Services Act.
Let wel op de belangrijke nuance dat De Beierse gegevensbeschermingsautoriteit niet oordeelde niet dat MailChimp an sich per se onwettig is. In plaats daarvan oordeelde het dat in dit specifieke geval het gebruik van MailChimp door het bedrijf in kwestie onwettig was omdat het bedrijf niet voorafgaand had beoordeeld of er adequate aanvullende maatregelen waren getroffen om ervoor te zorgen dat haar persoonsgegevens beschermd waren tegen toegang door Amerikaanse toezichthoudende instanties.
Het is inderdaad zo dat je als Europees bedrijf eigenlijk, volgend op het al geciteerde Schrems II arrest, al enige tijd geleden moest overgaan tot een interne data-export audit of een “vendor assessment” om achtereenvolgens in te schatten:
Die oefening dient, vanuit het oogpunt van het verantwoordingsprincipe onder GDPR vanzelfsprekend gedocumenteerd te worden en het is precies daarom dat wij bij Sirius Legal al sinds september een gratis Data Export Impact Assessment formulier ter beschikking stellen op onze website. Dat formulier is inmiddels honderden keren gedownload door bedrijven uit gans Europa, overigens.
Welke bijkomende maatregelen zich eventueel opdringen, is overigens al een poos geleden opgelijst door de EDPB in haar “Recommendations 01/2020 on measures that supplement transfer tools to ensure compliance with the EU level of protection of personal data” van 10 november 2020. In dit document worden verschillende data export scenario’s voorgesteld en wordt telkens case by case aangegeven hoe gezorgd kan worden voor veilige uitwisseling van persoonsgegevens of welke werkwijze zeker niet voldoende veilig is.
De steeds terugkerende boodschap in dat document is overigens de noodzaak om over te gaan tot encryptie van persoonsgegevens alvorens ze uit te voeren en om daarbij gebruik te maken van eigen (bij voorkeur Europese) encryptietechnieken voorafgaand aan de export en los van de eigen encryptie die platformen of tools standaard aanbieden.
Ook het gebruik van Mailchimp valt binnen deze context. Persoonsgegevens worden immers uitgevoerd naar de VS, waar Mailchimp onder de FISA wetgeving als een telecomprovider beschouwd wordt, die potentieel inzage moet geven in zijn klantengegevens aan de Amerikaanse overheid. Encryptie dringt zich dan op. Alleen… het gebruik van Mailchimp laat zo’n encryptie eigenlijk technisch gezien niet toe en de facto kan een Europees bedrijf Mailchimp dus niet rechtsgeldig gebruiken…
Tot nu toe leek het erop dat de Europese gegevensbeschermingsautoriteiten voorlopig een oogje dicht knepen en een soort van onofficiële uitstelperiode hadden gegeven aan Europese bedrijven en organisaties om zich aan te passen aan de gewijzigde juridische situatie na het Schrems II arrest. Dit had zeker ook te maken met het feit dat de al genoemde Standard Contract Clauses precies op dit ogenblik vernieuwd worden door de Europese Commissie.
Het optreden van de Beierse gegevensbeschermingsautoriteit toont nu echter aan dat de speeltijd nu wel degelijk ten einde is en dat bedrijven echt zullen moeten zorgen voor een veilige uitwisseling van persoonsgegevens met hun niet-Europese partners. In een persbericht bij de Mailchimp-beslissing merkte de autoriteit op dat deze zaak in haar ogen een voorbeeld is voor de wijze waarop het Schrems II-arrest in praktijk gehandhaafd zal worden.
De pijnlijk problematische vaststelling is dat geen enkele Amerikaanse softwaretoepassing op heden helemaal “GDPR compliant” werkt.
We deden zelf bij Sirius Legal de voorbije maanden een benchmark test bij 10 van de meest bekende marketingtools, waaronder Mailchimp, Sharpspring, Hubspot, Active Campaign, Salesforce en enkele anderen. De vaststelling is dat de meeste van deze -stuk voor stuk Amerikaanse- aanbieders de voorbije maanden zich wel aangepast hebben in die zin dat zij niet langer het Privacy Shield inroepen als rechtsgrond, maar nu wel verwijzen naar Standard Contract Clauses, maar dat zij toch ook allemaal nog steeds verschillende tekortkomingen vertonen op het vlak van data-export verplichtingen:
Hetzelfde geldt bij uitbreiding voor andere niet-Europese clouddiensten of online toepassingen. Het is bijna per definitie zo dat die niet (helemaal) GDPR compliant werken en dat elk gebruik ervan een voorafgaande audit en eventueel het voorzien van bijkomende technische of organisatorische waarborgen vereist.
Zo’n vaart loopt het gelukkig niet en die conclusie zou ook absurd zijn in de huidige geglobaliseerde samenleving en economie waarin wij ons allemaal begeven.
In de Mailchimp-zaak was het probleem evident duidelijk, omdat het bedrijf in kwestie blijkbaar helemaal geen voorafgaande risk assessment gemaakt had om te documenteren of aanvullende waarborgen nodig waren. Dat op zich was al voldoende om deze beslissing uit te lokken.
Toekomstige zaken zullen wellicht minder voor de hand liggend tot een sanctie leiden, als je tenminste als EU-bedrijf een goed onderbouwde en gedocumenteerde voorafgaande risico-analyse gemaakt hebt of zelfs aanvullende waarborgen hebt geïmplementeerd. Welke maatregelen in welke context “voldoende” zullen zijn, zal pas duidelijk worden als er voldoende rechtspraak voorhanden zal zijn, maar het is evident dat de “gevoeligheid” van de data en het risico op inzageverzoeken vanuit het buitenland meespelen. Een mailinglijst voor een juridisch weekblad lijkt in die context veel minder problematisch dan de ledenlijst van een politieke partij en in dat eerste geval kan een goed onderbouwde voorafgaande inschatting wellicht (?) wel volstaan…
Deze beslissing is echter een waarschuwing voor alle bedrijven en organisaties in Europa over het belang van gepaste zorgvuldigheid bij de overdracht van persoonsgegevens buiten de EU. Je kan als bedrijf maar best dringend aan de slag met een strenge en grondige interne auditoefening op basis waarvan je kan aantonen dat je hebt beoordeeld of jouw data al dan niet in handen kunnen komen van derden en met name van buitenlandse overheden als je gebruik maakt van niet-Europese toepassingen.
Gebruik hiervoor eventueel ons gratis Data Export Impact Assessment formulier om de nodige informatie te verzamelen bij je niet-Europese partners. Hoe er ook rekening mee dat als een leverancier geen informatie kan of wil verstrekken om jou te helpen de potentiële risico’s goed in te schatten, je noodgedwongen zal moeten afwegen of je nog langer kan samenwerken en dat je dus in het ergste geval effectief op zoek moet naar een alternatieve (bij voorkeur Europese) partner…
Wie meer wil weten, kan terecht bij bart@siriuslegal.be of kan hier rechtstreeks een online kennismaking inboeken via Google Meet.
Of beter nog, schrijf in voor het Schrems II webinar van ons internationale contactennetwerk Consulegis “The Practical Impact of Schrems II on International Data Flows” op 14 april. Sprekers uit de EU (waaronder Bart Van den Brande voor Sirius Legal), het VK, de VS en Indië bespreken er alle juridische en praktische gevoeligheden van internationale datastromen en maken tijd vrij voor al jouw vragen en bezorgdheden.
Overigens, als je dit leest vanuit onze Mailchimp newsletter: ja, ook wij beraden ons op heden actief over hoe we verder kunnen werken en intern is de beslissing genomen om in de loop van het voorjaar over te stappen naar een andere provider. Lead by example is een credo dat ons niet vreemd is.
Schrems-II is niet de dubbelganger van de Oostenrijkse privacyactivist Max Schrems en het is ook niet de naam van zijn kind. Het is de naam van zijn tweede overwinning begin deze zomer bij het Europees Hof van Justitie. We schreven er toen al een blog over want de gevolgen van dit arrest zijn enorm voor gegevensexport naar het buitenland. Er werd geen gratieperiode toegekend waardoor elke onderneming die gegevens naar een derde land exporteert meteen zijn zaken op orde moet stellen. Schrems kende zichzelf ook geen rustperiode toe, maar legde al meteen 101 klachten neer bij diverse gegevensbeschermingsautoriteiten in de EU. Ook Belgische ondernemingen zijn niet gespaard gebleven: tegen bpost.be, neckermann.be, logic-immo.be en flair.be werd al een klacht neergelegd. Dit is dus geen ver-van-je-bed-show, je exporteert gegevens naar de VS voor je het weet. Talloze frequent gebruikte tools zoals Google Analytics, Hubspot, Sharpspring, Facebook, Twitter exporteren data naar de VS, dus quasi elke onderneming in België is geïmpacteerd.
Recent gaf een Duitse gegevensbeschermingsautoriteit (van Baden-Württemberg) als eerste meer concrete richtlijnen over hoe het leven verder gaat na het Schrems-II arrest. We hebben deze richtlijnen grondig bestudeerd en geven hier de belangrijkste bevindingen voor je weer in een aantal stappen.
Als je al een dataregister hebt, is dit een eenvoudige stap voor jou en kan je ineens naar de volgende stap gaan. Is het woord ‘dataregister’ chinees voor jou, dan leggen we dit graag even uit.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) legt aan elke verwerkingsverantwoordelijke de verplichting op om alle verwerkingsactiviteiten vast te leggen die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Concreet breng je in zo’n dataregister een aantal zaken in kaart voor alle gegevens die je verzamelt: de doeleinden, de middelen, de rechtsgrond, de risico’s voor de privacy van de betrokkenen, de toegang tot die gegevens, de doorgifte aan derden, … Zo krijg je een overzicht van alle datastromen binnen de onderneming. Dit vereenvoudigt de eventuele controles en audits aanzienlijk.
Je kan hiervoor gebruik maken van een aantal kwalitatieve vragenlijsten of evaluatietools, maar uiteraard kan Sirius legal je hierbij gespecialiseerde ondersteuning bieden.
Je doet er goed aan om al je contractpartijen, dienstverleners en dergelijke te informeren over het Schrems-II arrest en de gevolgen hiervan. Sirius Legal heeft hiervoor een standaard brief template gemaakt met een Data Exhange Vendor Assessment. Je kan deze template gratis downloaden onderaan dit blogbericht.
Met ‘derde land’ willen we niet elk ander land dan je eigen land zeggen, maar wel elk land dat buiten de Europese Economische Ruimte ligt, dat is de EU uitgebreid met Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein.
Voor sommige derde landen heeft de Europese Commissie beslist dat dit land een passend beschermingsniveau biedt (‘een adequaatheidsbesluit’), dus kan je de gegevensexport naar die landen op basis van die beslissing doen. De volledige lijst van die landen kan je op de website van de Europese Commissie vinden. Momenteel zijn er onderhandelingen bezig met Zuid Korea. We volgen dit uiteraard op en houden je via onze blog en sociale media continu op de hoogte over eventuele wijzigingen.
Wanneer er sprake is van gegevensexport naar een derde land waar geen beslissing over een passend beschermingsniveau is, dan komen we bij de volgende stap. De gegevensbeschermingsautoriteit van Baden-Württemberg raadt in dat geval aan om de juridische situatie van dat derde land grondig te onderzoeken. Het is in dit kader vooral interessant om na te gaan of nationale veiligheidsinstanties toegang kunnen krijgen tot de geëxporteerde gegevens.
Je kan hiervoor ten rade gaan bij je nationale gegevensbeschermingsautoriteit (in België is dat de GBA, in Nederland de AP, in Frankrijk de CNIL en in Engeland de ICO), de Europese Commissie, de EDPB, het nationaal ministerie van buitenlandse zaken, …
We begrijpen maar al te goed dat dit een ingewikkeld en tijdsintensief karwei is. Sirius Legal beschikt over een omvangrijk netwerk van buitenlandse advocaten gespecialiseerd in deze materies. Zo kunnen we voor bijna elk derde land onze eigen ‘gepastheidsbeoordeling’ maken.
Nu je op de hoogte bent van de juridische situatie in het derde land is het tijd om te beoordelen of de standaard contractuele clausules (SCCs) volstaan. Deze zijn in het leven geroepen door de Europese Commissie voor gegevensexport naar derde landen. Het zijn overeenkomsten die je kan sluiten de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in dat derde land. Als er geen problemen werden gevonden in de bovenstaande stap, dan kan je deze SCCs zonder meer gebruiken. Hou wel in het achterhoofd dat de Europese Commissie deze SCCs aan het herzien zijn. Als de SCCs niet volstaan, ga dan naar de volgende stap.
De gegevensbeschermingsautoriteit van Baden-Württemberg stelt een aantal aanvullende garanties voor. Ten eerste de encryptie (versleuteling) van de gegevens aan jouw kant. Zorg er in dat geval voor dat jij als exporteur de enige bent met de ‘sleutel’ om de gegevens te ontcijferen en dat de encryptie niet zomaar kan worden ontsleuteld. We nodigen je uit om het artikel “Is encryptie verplicht onder GDPR” te lezen als je meer wil weten over encryptie.
Ten tweede de anonimisering of pseudonimisering van de gegevens aan jouw kant. Zo zorg je ervoor dat de ontvanger van de gegevens niet zomaar kan weten over wie het nu werkelijk gaat. Denk eraan dat dit proces vaak al begint voor je de gegevens nog maar ingeeft of ergens uploadt.
Vervolgens stelt de gegevensbeschermingsautoriteit van Baden-Württemberg een aantal concrete aanpassingen en aanvullingen voor op de SCCs:
Het is mogelijk dat alle bovenstaande maatregelen ofwel niet mogelijk zijn ofwel nog steeds onvoldoende waarborgen bieden. In dat geval vermeldt de gegevensbeschermingsautoriteit van Baden-Württemberg dat er nog een alternatieve optie bestaat, maar dat deze alternatieven heel strikt geïnterpreteerd worden en dus weinig aanvaard als reden om gegevens te exporteren naar een derde land. Hieronder valt bijvoorbeeld de mogelijkheid om de toestemming van de betrokkene te vragen voor de gegevensexport. Deze toestemming moet wel voldoen aan alle vereisten van de GDPR. M.a.w. de toestemming moet vrij zijn, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig.
Als al het bovenstaande niet heeft mogen baten is het allicht veiliger om de samenwerking met de partner te stoppen.
Onze vorige blogpost over het Schrems-II arrest en deze blogpost zou je al een heel eind op weg moeten helpen. Er komen vast nog een aantal adviezen, richtlijnen en dergelijke aan van andere gegevensbeschermingsautoriteiten die meer duidelijkheid bieden. Wij volgen deze uiteraard steeds op en informeren je hierover op onze blog en sociale media. Voorlopig kan je alvast met de volgende stappen aan het werk gaan:
Stap 1: raadpleeg je dataregister/ stel een dataregister op
Stap 2: informeer je dienstverleners/ contractpartijen
Stap 3: ga na of er beslissing over het passend beschermingsniveau is
Stap 4: beoordeel de juridische situatie
Stap 5: ga na of SCCs volstaan
Stap 6: zo niet, creëer aanvullende garanties en sluit aangepaste SCCs
Stap 7: de gegevensexport stoppen/ alternatief
Vragen rond gegevensexport onder GDPR of hulp nodig bij een audit van jouw lopende contracten?
Bel of mail gerust vrijblijvend. Ons team staat je graag te woord. Bellen of mailen kan naar +32 2 721 13 00 of naar bart@siriuslegal.be of matthias@siriuslegal.be
Nieuwe SCC’s, het Schrems II-arrest én GDPR: hoog tijd om je data export op punt te stellen. Wij begeleiden je en nemen heel jouw data administratie uit handen.
Voor een correcte data uitwisseling met de VS. Gebruik deze brief met Data Export Impact Assessment voor je communicatie met derden buiten de EER.
Datacollectie op je website waarmee je juridisch volledig voldoet aan alle vereisten. Niet omdat het moet, maar ook uit respect voor de privacy van je klanten, toch?