Reprobel of Izili factuur ontvangen? Wat betekent dat precies voor jouw bedrijf?

Waarom deze Reprobel facturen? En wat is Izily by Reprobel? 

Je maakte vast al wel eens een kopie van een interessant artikel of afbeelding om die vervolgens te gebruiken in een interne presentatie of te delen via interne communicatiekanalen. In principe moet je voor al deze kopieën, scans, prints en digitale reproducties toestemming krijgen van de auteur en ben je hiervoor een vergoeding verschuldigd. In de praktijk is dat natuurlijk totaal niet werkbaar, zowel niet voor auteurs als voor gebruikers. Net daarom is Reprobel opgericht om de inning en verdeling van deze vergoedingen te regelen. Het is een coöperatieve vennootschap voor het beheer van auteursrechten van meer dan 60.000 Belgische auteurs en meer dan 400 Belgische uitgeverijen. 

Izili by Reprobel is dan weer de nieuwe naam van de gecombineerde licentie van Reprobel: digitaal + print. Een ideale licentie voor thuiswerken en digitalisering. 

Voor de tarifering in de privésector maakt Reprobel/Izili gebruik van categorieën in functie van het aantal personeelsleden dat je voltijds in dienst hebt. Vanaf 5 voltijdse personeelsleden betaal je een basisvergoeding van € 29,00. Dit wordt dan vermeerderd met € 14, € 20 of € 29 per voltijds personeelslid afhankelijk van je categorie. Op de website van Reprobel kan je de volledige berekeningswijze en voorbeelden terugvinden. 

Hoe past Reprobel in dit plaatje? 

Op bepaalde auteursrechten bestaan er nu eenmaal wettelijke uitzonderingen. Een van deze uitzonderingen is de ‘reprografie-uitzondering’, die bedrijven toestaat papieren of digitale kopieën te maken voor professioneel gebruik binnen het bedrijf zonder voorafgaande toestemming van de auteur.

Het feit dat geen toestemming nodig is, betekent niet dat de auteurs en rechthebbenden niet worden vergoed voor deze handelingen. Reprobel zorgt voor deze vergoedingen door forfaitaire bedragen te innen bij bedrijven voor deze interne kopieën. Reprobel heeft een specifieke wettelijke vergunning als beheersvennootschap gekregen van de minister van Economie en opereert onder streng toezicht van de controledienst van beheersvennootschappen van de FOD Economie en een commissaris-revisor.

Moet ik afrekeningen van Reprobel betalen?

Als bedrijf kopieer je onvermijdelijk werken van auteurs die aangesloten zijn bij Reprobel en de wet voorziet nu eenmaal dat je daarvoor auteursrecht verschuldigd bent. Je kan dus echt niet aan de betaling van deze wettelijk voorziene vergoeding ontsnappen. 

Heel wat bedrijven krijgen elk jaar een uitnodiging van Reprobel om hun aangifte in te dienen. Dit jaar moet die voor 30 april 2024 gebeuren. 

Kreeg je dit jaar voor het eerst een brief van Reprobel? De reden hiervoor is eenvoudigweg het feit dat Reprobel een kleine organisatie is met beperkte middelen en nog niet systematisch alle bedrijven bereikt. Elk jaar vergroten ze hun reikwijdte en misschien ontving ook jij nu voor het eerst een afrekening.

Reprobel heeft echter ook met een aantal sectororganisaties (bv. Unizo) akkoorden gesloten waardoor je via deze organisaties kan betalen. Deze tarieven liggen vaak lager dan de tarieven die je rechtstreeks aan Reprobel betaalt. 

Als je om één of andere reden toch geen werken kopieert, print of digitaal gebruikt hebt, dan kan je ook een zogenaamde nulaangifte doen.

Opgelet! Reprobel licentie dekt enkel intern gebruik

Deze licentie geeft je geen ongelimiteerde gebruikersrechten!  Je mag de werken niet publiceren op je website, sociale mediakanalen of in een algemene nieuwsbrief opnemen. Let wel, een link plaatsen naar een beschermd werk of dit embedden mag wel onder bepaalde voorwaarden. 

Werken waarvoor een andere licentie bestaat, vallen eveneens niet onder deze licentie. Dat is bijvoorbeeld zo voor krantenartikels en databanken. 

Wat als je Reprobel niet betaalt? 

Een gewaarschuwd mens is er twee waard… We gaven al aan dat dat geen optie is. Ook als je denkt dat interne reproductie op jou niet van toepassing is, ga dit toch even goed na! Als een collega online een interessante whitepaper ontdekt, deze downloadt en intern deelt, hoe kan je als werkgever dan vermijden dat stukken uit deze whitepaper niet in een output document naar de buitenwereld verschijnen? Werk je kleinschalig, dan is dat voor 1 werknemer en 1 auteur misschien nog bij te houden, maar het wordt al snel onmogelijk om alles correct te documenteren.  Voor je het goed en wel beseft heb je een inbreuk aan je been. 

Weet dat Reprobel over heel wat mogelijkheden beschikt om een aangifte te controleren. Ze controleren jouw onderneming met vergelijkbare ondernemingen, ze kunnen een expertise aanvragen en ook ter plekke controles laten voeren. Het gevolg van een overtreding kost je een pak meer dan een gewone licentie.

Hoe doe je de aangifte?

Je hebt wellicht recent een uitnodiging tot aangifte ontvangen voor 2023. Je kan dit volledig digitaal regelen via de website van Reprobel. Daar kan je dan de types gebruik aanduiden. Gelet op het vele thuiswerk en de algemene digitalisering is aangeraden om een gecombineerde licentie te nemen. Dan loop je in geen geval een risico op inbreuken voor deze handelingen of sancties bij een verkeerde aangifte. Het biedt je bovendien ook rechtszekerheid.

Grote ondernemingen kunnen in plaats van deze aangifte ook een licentie overeenkomst op groepsniveau sluiten voor alle Belgische entiteiten met een apart ondernemingsnummer.