Ja, wij hebben een webshop 😉.

Ben je op zoek naar juridisch advies of het betere maatwerk voor je contracten of policies? Check ons aanbod!

Digitalisering van de advocatuur: het verhaal van Sirius Legal voor Expeditie Digitaal van OVB

Leesduur: 8 minuten
expeditie digitaal_digitalisering advocatuur

Digitalisering is inmiddels een alledaags begrip bij Sirius Legal, maar het is nooit een doel geweest. Alle stappen die we het voorbije decennium gezet hebben in digitalisering, waren telkens het gevolg van de nood om onze interne processen performanter en efficiënter te maken, om zo onze kosten als kleine associatie beter onder controle te houden.

Digitaliseren bleek daarbij in veel gevallen de sleutel naar beter werken. Digitalisering is een verhaal van vallen en opstaan, maar in onze ogen wél met mooie resultaten. We schatten dat verhaal niet hoger in dan het is. Het is niet meer dan één verhaal van één associatie tussen de vele andere ervaringen van vernieuwende confraters in dit land. Maar we delen het graag en vaak. We hopen immers om nu en dan iemand te inspireren, zoals wij ook vaak geïnspireerd worden door verhalen van anderen.

Evolutie, geen revolutie

Het traject van Sirius Legal is er een van 12 jaar gestage evolutie, niet van digitale revolutie. Kijken we even terug op de voorbije jaren, dan zien we een verhaal van permanent sleutelen, proberen, vallen, opstaan en herbeginnen. Durven weglaten wat niet werkt en verder bouwen op wat wél aanslaat.
In ons startjaar 2010 was het idee om vooral anders aan recht te doen. Meer bereikbaar zijn voor onze cliënten, pragmatischer en meer business minded werken. Daarbij is transparantie op het vlak van erelonen cruciaal. Kostenefficiënt werken en de cliënt enkel laten betalen voor de juridische kennis die hij of zij nodig heeft. De overheadkosten die heel wat advocatenkantoren -althans in onze ervaring op dat ogenblik- met zich meedroegen, probeerden wij consequent weg te werken.

Hoe de digitalisering voor ons begon

Aangezien onze expertisedomeinen vooral in de digitale economie liggen, was het vanaf dag één een evidentie om maximaal in te zetten op digitale tools. Alleen zo konden we de expertise uitstralen bij bedrijven die we maar wat graag tot ons cliënteel wilden hebben. Het was zelfs niet echt een afgemeten business plan, eerder een passie voor de digitalisering in zijn geheel. In 2010 betekende dat vooral een interactieve website, één van de eerste juridische blogs en sterk inzetten op het organisch gebruik van social media via LinkedIn, Twitter (destijds althans) en Facebook.

We experimenteerden met vaste dienstenpakketten als alternatief voor het klassieke “uurtje factuurtje” van de advocaat. Onze “Campaign Checker” biedt al 10 jaar lang aan reclameagentschappen en adverteerders de mogelijkheid om een reclamecampagne, actie of wedstrijd een snelle juridische scan te geven in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving. Snel en pragmatisch advies aan een vaste prijs bleek een succesformule te zijn.

De open blik waarmee een buitenstaander, zonder de klassieke bagage van de advocaat, werkelijk alles in vraag kan stellen is priceless. Bart Van den Brande, Managing Partner

De expertise van een niet-advocaat

De eerste jaren werkten we ad hoc aan losse ideeën: meer standaard dienstenpakketten aan vaste prijs, een betere blog, experimenteren met videomateriaal, nieuwe versies van onze website. Maar gaandeweg groeide het besef dat er méér nodig was om als klein nichekantoor te blijven groeien en die pioniersrol te behouden.

We haalden professionele hulp in huis in de vorm van een echte marketing- en communicatie-experte. Haar ervaring in bedrijfsprocessen, projectmanagement, marketing en communicatie heeft ons kantoor in een échte stroomversnelling gebracht. Het was een grote sprong in het duister om iemand met dergelijke achtergrond binnen te halen in een klein kantoor als het onze en haar meteen in een sleutelpositie te plaatsen. De financiële risico’s waren dan ook niet gering. Maar de open blik waarmee een buitenstaander, zonder de klassieke bagage van de advocaat, werkelijk alles in vraag kan stellen is priceless. Onder haar leiding tekenden we een zeer doelgericht traject uit naar de volledige digitalisering van ons kantoor: business development, dossierwerking, CRM, marketing en communicatie, ze smeet zich vanaf dag één op alle aspecten van het bedrijfsleven.

De eerste stap was de opzet van een bredere strategie op langere termijn. Hoe kan een (klein) advocatenkantoor zich op basis van moderne technologie en een vernieuwende marketingstrategie wapenen om concurrentieel te blijven? Dat is een heel brede oefening: interne procesoptimalisatie, het vinden en motiveren van de juiste mensen, digitale marketing, klantgericht denken, laagdrempelig communiceren, …

Voor onze advocaten was het bovenal een oefening in loslaten en in professionals hun werk laten doen. Binnen het jaar werden wij omringd door een zorgvuldig gekozen netwerk van webbouwers, software developers, (UX) designers, marketingconsultants en andere technische partners. 

Waar staan we vandaag?

Een klassiek advocatenkantoor zijn we nooit geweest, maar nu opereren we echt als een digitaal bedrijf. Voor ons kantoormanagement in het algemeen zijn wij uiteindelijk beland bij een reeks tools en services die niet specifiek zijn voor de advocatuur. Heel ons dossierbeheer is al enkele jaren gedigitaliseerd in Google Workspace. Workspace laat ons toe om maximaal in team te werken op een manier die veel intuïtiever en performanter is dan andere gekende officepakketten. Via Workspace kunnen wij als kleine organisatie met minimale investeringen maximale security inbouwen. Via enkele bijkomende encryptie- en beveiligingstools verzekeren we ook de absolute vertrouwelijkheid van onze dossiers.

Voor een accurate doorstroming van alle informatie rond timesheets, facturatie, databasebeheer en dossieropvolging kwamen we na veel experimenteren bij Teamleader als CRM-pakket. Teamleader bleek precies te voldoen aan onze vereisten om dossiers en cliëntencontacten vlot en volledig digitaal op te volgen binnen ons team, van de eerste prospectiefase tot en met de laatste factuur.

 

Automatisering heeft ons schaalbaar gemaakt. Wij zijn slechts met 10, maar het is ongelooflijk hoeveel dossiers én omzet wij in ons klein clubje kunnen verzetten. Waarom hetzelfde werk telkens opnieuw doen als je kan automatiseren? Door de introductie van Clausebase boekten we een grote tijdswinst in onze teams. De vrijgekomen tijd besteden we aan het moeilijkere denkwerk en maatwerk, daar worden cliënten echt gelukkig van. Ze betalen voor meerwaarde, niet voor het copy/paste werk. Een goed voorbeeld hiervan zijn de honderden inbreukdossiers op auteursrechten van fotografen die we jaarlijks behandelen. In enkele minuten kan niet enkel een ingebrekestelling gegenereerd worden, maar ook een rappel die vaak voorkomende tegenargumenten weerlegt, een ontwerp van dagvaarding, een basis voor de eerste conclusie en de communicatie met de cliënt en confrater. Onze medewerkers sparen drie à vier uur uit aan nodeloze repetitieve administratie en kunnen zich veel meer focussen op inhoudelijk juridisch werk.

 

Laagdrempeligheid is een denkwijze op zich geworden in ons kantoor. Dat zie je ook in onze communicatie. Wij willen bereikbaar zijn voor cliënten en prospecten. Eigenlijk mogen ze simpelweg niet meer aarzelen om ons te contacteren. Op onze website kan je bijvoorbeeld gratis een adviesgesprek inboeken in de agenda van onze advocaten. Wij zijn “one-click-away” en dat verhoogt significant de instroom van nieuwe cliënten via onze digitale kanalen.

 

Onze online content- en partnerstrategie van de afgelopen jaren heeft haar doel niet gemist. Ondernemers vinden ons gemakkelijk online: we bieden antwoord op een concreet probleem of vraag via content in alle mogelijke vormen. Juridisch complexe content wordt afgeblokt door onze marketing verantwoordelijke. Als zij het niet vlot kan lezen, dan wordt het simpelweg niet gepubliceerd. Onze content vind je op Linkedin, YouTube, Instagram én op de websites van onze partners zoals FeWeb, Safeshops, BAM en UBA. We zijn nooit bang geweest om kennis, expertise en adviesgesprekken gratis weg te geven. Uiteindelijk rendeert dat, zoveel is duidelijk, anders hadden we al lang niet meer bestaan. Mensen vragen spontaan of ze onze nieuwsbrief mogen ontvangen of wanneer we nog eens een slimme gratis download uitbrengen.

Is digitalisering altijd een ponykamp?

Zeker niet. Heel wat projecten zijn onderweg gesneuveld en hebben veel geld gekost. We experimenteerden met een juridische chatbot om vervolgens vast te stellen dat de technologie op dat vlak absoluut niet op punt staat. Een chatbot trok voor ons ook niet het juiste cliënteel aan. Veel prospecten kwamen gratis kennis shoppen om vervolgens met de noorderzon te verdwijnen.

Ook een groots opgevat cliëntenportaal voor het volledig management van de juridische uitdagingen van KMO’s bleek veel moeilijker, duurder en technisch complexer dan we ooit hadden voorzien, wat ons dwong om het project ondanks de al gedane investeringen vooralsnog on hold te zetten.

Maar tegenvallers zijn alleen mislukkingen als je er niets uit leert en dus proberen we uit elk van de tegenvallers op ons pad lessen te trekken voor de toekomst. “Hoe kan dit beter” is elke dag opnieuw een leidmotief, niet alleen inhoudelijk-juridisch, maar ook voor wat betreft de kantoororganisatie in het algemeen.

Leg eens een advocaat in je winkelmandje

Jawel, voortaan kan je onze advocaten bestellen in een webshop. Een droom die in vervulling gaat en waar menig ondernemer gretig gebruik van zal maken. Elk juridisch product in onze shop is een dienstverlening op maat voor bedrijven, inclusief persoonlijk advies van een expert(e). Dit is niet de zoveelste webshop waar je templates van contracten koopt. Wij geloven niet in templates, wel in oerdegelijk maatwerk. Daarom plan je bij je bestelling meteen een afspraak in de agenda van de expert-advocaat.

In deze webshop komen alle eindjes samen: het gegeerde fixed price model, alledaagse producten voor ondernemers, eenvoudig uitgelegd en one-click-away. Ook onze interne automatiseringsoefeningen vertalen zich in de webshop. Alle diensten worden immers -één voor één op termijn- geautomatiseerd in Clausebase, zodat we snel, efficiënt én met gegarandeerde kwaliteit aan de slag kunnen wanneer een verzoek via onze webshop binnenloopt. Op administratief vlak lopen bestelflow, interne taakverdeling, administratie, facturatie en tevredenheidspeiling allemaal naadloos in elkaar over via de eerder aangehaalde tools. 

Werkt dat, zo’n webshop?

Het is wat vroeg om daarover te oordelen, de release was pas begin oktober 2022. We laten het jullie zeker weten. Vandaag stellen we vast dat een uur na de lancering de eerste order voor een Service Level Agreement op maat binnenliep …
Onze webshop is natuurlijk ook ons uithangbord, de etalage van onze expertise, verpakt in producten waar elke ondernemer ooit nood aan heeft. Of je ons nu online bestelt of gewoon even belt, onze dienstverlening én prijs blijft uiteraard even scherp. 

Relevante tags Over Sirius Legal