Heeft jouw bedrijf intussen een Klokkenluidersbeleid?

Wat is klokkenluiden? 

Klokkenluiden betekent de vertrouwelijke of anonieme melding door werknemers van een bedrijf of door externe partijen van illegaal, oneerlijk of onrechtmatig gedrag binnen de bedrijfsactiviteiten.  Bedrijven moeten ervoor zorgen dat zulke meldingen in alle vrijheid en anonimiteit kunnen gebeuren, waarbij de klokkenluider wordt beschermd tegen vergelding.

Klokkenluiders spelen een cruciale rol in het detecteren en aanpakken van mistoestanden zoals fraude, corruptie en onveilige werkomstandigheden. Door een duidelijk beleid te implementeren, creëer je een veilige omgeving waar medewerkers zich vrij voelen om te spreken.

Wanneer moet je een klokkenluidersbeleid opstellen?

Grote bedrijven moesten al in orde zijn sinds de inwerkingtreding van de wet.

Voor kleine ondernemingen met 50 tot 249 werknemers was er een uitgestelde deadline tot 17 december 2023. Die is intussen verstreken en in se moet elke Belgische KMO van enige omvang een whistleblowing policy hebben.  Enkel bedrijven met minder dan 50 werknemers zijn vrijgesteld (tenzij in de financiële sector).

Wat moet er in je klokkenluidersbeleid staan?

Je klokkenluidersbeleid moet aan je werknemers, partners, consultants en klanten uitleggen dat zij via een duidelijk omschreven procedure melding kunnen doen van eventuele inbreuken op geldende wetgeving die ze binnen je bedrijf zouden vaststellen.  Je zal moeten uitleggen hoe meldingen kunnen gebeuren, door wie ze kunnen gebeuren, wat er gemeld kan worden, hoe de procedure verloopt vanaf de melding en hoe je ervoor zorgt dat de melding discreet opgevolgd wordt en de melder geen sancties of negatieve reacties hoeft te vrezen.  

Meer concreet moet je hiervoor zorgen:

Kanalen voor meldingen: Medewerkers moeten verschillende kanalen hebben om onregelmatigheden te melden, zowel intern als extern. Intern kan dit via een manager, een vertrouwenspersoon of een platform. Extern kunnen ze terecht bij de bevoegde autoriteiten. De keuze van het kanaal hangt af van de ernst van de misstand en de voorkeur van de melder.

Anonimiteit: De anonimiteit van de melder moet gegarandeerd worden. Dit is cruciaal om medewerkers te beschermen die te goeder trouw een melding doen. Anonieme meldingen kunnen wel moeilijker te onderzoeken zijn.

Stappen na melding: Na een melding moet er een duidelijk stappenplan met termijnen in werking treden. Dit plan moet bepalen wie verantwoordelijk is voor wat, en wanneer de melder feedback kan verwachten. De stappen kunnen variëren naargelang de aard van de melding.

Sancties voor valse meldingen: Om misbruik te voorkomen, is het belangrijk om sancties te voorzien voor valse meldingen. Deze sancties moeten proportioneel zijn en in overeenstemming zijn met de ernst van de valse melding.

Hoe implementeer je het klokkenluidersbeleid in je bedrijf?

Er zijn enkele vuistregels waar je rekening mee moet houden:

• Betrek de ondernemingsraad bij het opstellen en implementeren van het beleid. De ondernemingsraad kan waardevolle input geven over de werking van het beleid in de praktijk.
• Communiceer duidelijk met alle medewerkers over het beleid. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en waar ze terecht kunnen met een melding. Dit kan via verschillende kanalen, zoals e-mail, intranet of posters.
• Maak medewerkers bewust van de verschillende meldingskanalen. Dit kan via trainingen, workshops of interne communicatie. Het is belangrijk dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen met hun zorgen.
• Organiseer trainingen over het klokkenluidersbeleid. Zo leren medewerkers hoe ze een melding kunnen doen en wat ze van de procedure kunnen verwachten. Trainingen kunnen ook helpen om de cultuur van openheid en transparantie te bevorderen.
• Zorg voor een cultuur van openheid en transparantie. Dit is cruciaal om medewerkers te motiveren om te melden. Een cultuur van openheid en transparantie zorgt ervoor dat medewerkers zich veilig voelen om te spreken. 

Klokkenluiders zijn waardevolle bondgenoten in de strijd tegen misstanden. Door een duidelijk en pragmatisch klokkenluidersbeleid te implementeren, toon je dat je als werkgever ethiek en integriteit ten aanzien van je werknemers ernstig neemt.