Wat is een dataregister?

Elke onderneming moet volgens de GDPR wetgeving een register van verwerkingsactiviteiten of dataregister hebben en ook up-to-date houden. Gebruikte synoniemen zijn ook “register van verwerkingsactiviteiten” of ” data processing register”. 

In een dataregister documenteer je alle persoonsgegevens waarmee je bedrijf in aanraking komt. Je lijst dit op per verwerkingsactiviteit. Dat zijn de concrete acties die je uitvoert op die persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld het verzenden van een nieuwsbrief, het recruteren van nieuwe medewerkers, de verzending van facturen etc. Een dataregister beperkt zich dus niet tot de persoonsgegevens die je online verzamelt of verwerkt en ook zeker niet tot enkel maar je klanten- of prospectgegevens!

Een dataregister is een verplichting onder GDPR of AVG

Met een dataregister voldoe je aan de zogenaamde documentatieplicht onder GDPR. Een dataregister is dan ook wettelijk verplicht voor alle bedrijven (behalve als je alleen “incidenteel” persoonsgegevens zou verwerken, wat voor geen enkel bedrijf een realistische optie is). Je moet je dataregister niet publiek maken, het is enkel bedoeld voor intern gebruik en dient meteen ook als basis voor je privacy policy.

Wat koop je nu precies bij ons?

• Template van een dataregister

Na je bestelling verzenden wij je een template of voorbeeld van een dataregister met daarin een aantal uitgewerkte voorbeelden van verwerkingsactiviteiten. We bezorgen je ook een reeks van typische verwerkingsactiviteiten zodat je alvast een kickstart kan nemen. Het is wel belangrijk om je dataregister steeds op te stellen met een ruime blik op alle activiteiten en afdelingen van jouw bedrijf. Het ene bedrijf is het andere niet, daarom bestaan er simpelweg ook geen vooraf ingevulde dataregisters of templates.

• 2 uur coaching en advies

We begrijpen dat het opstellen van een dataregister niet evident is. Sommige gegevens, zoals bijvoorbeeld de rechtsgrond van een bepaalde verwerkingsactiviteit of data export buiten de EER, vergen wel even validatie door een expert. Net daarom betaal je voor dit dataregister vooral onze adviesuren. Boek na je online betaling best meteen een adviesgesprek in, zo helpen wij je meteen goed op weg! Sta je al wat verder in je dataregister, dan verifiëren wij graag of alles goed zit en zetten de puntjes op i.

FAQ / Veelgestelde vragen bij een dataregister

• Welke gegevens moet ik opnemen in een dataregister? 
  In een dataregister documenteer je alle persoonsgegevens waarmee je bedrijf in aanraking komt. Je lijst dit op per verwerkingsactiviteit. Dat zijn de concrete acties die je uitvoert op die persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld het verzenden van een nieuwsbrief, het recruteren van nieuwe medewerkers, de verzending van facturen etc. Een dataregister beperkt zich dus niet tot de persoonsgegevens die je online verzamelt of verwerkt en ook zeker niet tot enkel maar je klanten- of prospectgegevens!
  
• Hoe vaak moet ik het dataregister van mijn bedrijf actualiseren? 
  Je dataregister moet eigenlijk permanent up-to-date blijven. Denk er dus aan om bij elke nieuwe verwerkingsactiviteit en bij elke verandering in gegevensverwerking je dataregister te actualiseren. Ga je aan de slag met een nieuwe partner, tool of vendor is het van belang ook dit in je dataregister te actualiseren. 
• Wie geef ik best toegang tot het dataregister van mijn bedrijf? 
  Een dataregister is eerst en vooral een document voor intern gebruik, deel dit nooit met externe partijen! Heeft jouw bedrijf een DPO of functionaris voor gegevensbescherming, dan is hij of zij de eerste persoon die toegang moet hebben tot het dataregister. Het is vaak de taak van de DPO om het dataregister actueel te houden. Afhankelijk van de structuur en werking van je bedrijf is het gebruikelijk om het management toegang te verlenen, alsook de verantwoordelijke voor GDPR compliance. Je duidt best 1 verantwoordelijke aan die instaat voor het beheer van je dataregister en het overzicht houdt over de verwerking van persoonsgegevens binnen alle afdelingen van je bedrijf. 
• Register verwerkingsactiviteiten versus dataregister? Wat is het verschil? 
  Eenvoudig antwoord: deze termen zijn synoniemen 🙂