Bevat uw communicatie alle wettelijk verplichte vermeldingen?

Samen met de invoering van het ondernemingsnummer werden enkele jaren geleden een aantal aanpassingen gemaakt in het W. Venn. inzake de verplichte vermeldingen op facturen, brieven, websites, e-mailberichten, faxen, …

Nog al te vaak echter blijken ondernemingen niet aan alle verplichtingen te voldoen. Vooral e-mails en websites voldoen nog vaak niet aan alle vereisten, maar ook het briefpapier van veel bedrijven is niet volledig in orde.

Alle facturen, brieven, e-mails, websites en alle andere al dan niet elektronische communicatie van uw bedrijf moeten melding maken van:

• De naam van de vennootschap,
• De rechtsvorm, voluit of afgekort.
• De zetel,
• Het ondernemingsnummer,
• Het woord “Rechtspersonenregister” of “RPR” en de rechtbank van het rechtsgebied waar de vennootschap haar zetel heeft,
• Minstens één bankrekeningnummer, voor wie handel drijft met andere EU-lidstaten samen met de IBAN en BIC code.

Vooral bij websites en e-mails blijkt al te vaak dat ze geen melding maken van het ondernemingsnummer, de verwijzing naar het rechtspersonenregister of het bankrekeningnummer. Veel bedrijven nemen wél een uitgebreide disclaimer op in hun e-mails, maar voldoen verder niet aan bovenstaande verplichtingen.

De sancties zijn nochtans vergaand. Volgens artikel 80 W. Venn. kan iedereen die meewerkt aan een akte of website die niet voldoet aan de informatievoorschriften persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de daarin door de vennootschap aangegane verbintenissen. Theoretisch gezien betekent dit dat uw personeel, maar wellicht ook aan de webdesigner of webmaster die de site ontwikkelde of onderhoudt persoonlijk aansprakelijk gesteld zou kunnen worden voor de verbintenissen van de vennootschap. Voor vennootschap die aan e-commerce doen, kan het hierbij vanzelfsprekend om aanzienlijke bedragen gaan. Ook de dossierbeheerder, die een brief, e-mail of fax verstuurt, riskeert in principe en “onder omstandigheden” zijn persoonlijke aansprakelijkheid in het gedrang te zien brengen.

Gelet op het bovenstaande is het wellicht nuttig voor elke onderneming om zijn brief- en faxpapier, zijn facturen en bestelbons, zijn e-mails en website aan een kort onderzoek te onderwerpen en eventueel aan te passen. U kan heel wat toekomstige problemen uitsluiten en verstevigt bovendien de bedrijfscommunicatie en de positieve beeldvorming van uw bedrijf.