De nieuwe verpakkingswet of PPWR: ecologische noodzaak of administratieve nachtmerrie voor jouw webshop?

De onbedoelde versnippering van een eengemaakte wet

De nieuwe regels waarop de ganse sector deze zomer zo hard vloekte zijn opgenomen in de Europese Packaging and Packaging Waste Regulation, kortweg de PPWR, die formeel is vastgelegd als Verordening. Aangezien dit een Verordening is, gelden de nieuwe regels op precies dezelfde manier in de ganse EU. Het doel is daarbij duidelijk om juridische versnippering tegen te gaan, maar zoals je wellicht in de pers zal opgevangen hebben, lijkt dat voorlopig alvast niet te lukken. Webshops moeten zich immers vanaf nu in elk land waarnaar ze pakjes willen sturen registreren en moeten in elk land aangiftes indienen. Dat klinkt natuurlijk niet echt als een eengemaakte Europese aanpak.

Inhoudelijk legt de PPWR een hele reeks strengere eisen op aan iedereen die verpakkingen maakt, importeert, verdeelt of gebruikt in de logistieke keten:

• Verbod op schadelijke stoffen
  Er geldt een onmiddellijk verbod op verpakkingen die in contact komen met levensmiddelen en te hoge concentraties aan schadelijke PFAS-chemicaliën bevatten.
• Maximale lege ruimte in dozen
  Voor e-commerce en transportverpakkingen geldt dat het percentage lege ruimte in een doos of zak maximaal 50 procent mag bedragen. Het opvullen van lucht met opvulmaterialen zoals luchtkussens, noppenfolie of papier moet tot het strikt noodzakelijke worden beperkt.
• Verplichte recycleerbaarheid tegen 2030
  Alle verpakkingen op de Europese markt moeten tegen 2030 verplicht recycleerbaar ontworpen zijn volgens strikte kwaliteitsklassen.
• Geharmoniseerde sorteeretiketten tegen 2028
  Er komt een verplicht Europees sorteeretiket op verpakkingen om consumenten in elke lidstaat op dezelfde manier te informeren over afvalscheiding.
• Uitgebreide Producentenverantwoordelijkheid (EPR) en gemachtigde vertegenwoordiger
  Wie verpakte goederen verkoopt aan consumenten in een andere EU-lidstaat, moet voldoen aan de lokale EPR-verplichtingen. Als jouw onderneming niet fysiek gevestigd is in het bestemmingsland waar je op afstand aan verkoopt, ben je verplicht om in dat specifieke land een gemachtigde vertegenwoordiger (authorized representative) aan te stellen die jouw wettelijke afvalaangiftes en milieubijdragen lokaal afhandelt.

Een peperdure administratieve factuur per exportland

De weigering van de Europese overheid om voor al deze verplichtingen meteen een centraal meldingsloket op te richten, resulteert in een kluwen waar elke lidstaat op eigen houtje een factuur presenteert. Daardoor lopen de vaste administratieve kosten en de variabele milieubijdragen per land ver uit elkaar én verschillen de administratieve verplichtingen ook enorm van land tot land:

• België
  Registratie en rapportage verlopen via Fost Plus (voor huishoudelijk afval) of Valipac (voor industrieel afval). In België geldt geen minimumdrempel, wat betekent dat zelfs voor de kleinste volumes een registratie en jaarlijkse aangifte verplicht zijn. De heffingen worden berekend per kilogram verpakkingsmateriaal.
• Nederland
  In Nederland wordt de afvalbeheersbijdrage geregeld via het Afvalfonds Verpakkingen of beter genaamd Verpact. Voor kleine webshops geldt in Nederland een drempel van 50.000 kilogram verpakkingen per jaar voordat de variabele afvalbeheersbijdrage verschuldigd is, al blijven de algemene verpakkingsadministratie en zorgplicht wel van kracht.
• Duitsland
  Duitsland hanteert een strikt systeem via het centrale register LUCID (ZSVR) gecombineerd met een verplichte aansluiting bij een erkend duaal systeem (zoals Der Grüne Punkt of Interseroh). De registratie op LUCID zelf is kosteloos, maar de verplichte aansluiting bij een duaal systeem kost kleine webshops al snel 50 tot 150 euro per jaar aan minimale licentiekosten, afhankelijk van de hoeveelheid karton en kunststof.
• Frankrijk
  In Frankrijk verplicht het systeem via CITEO of SYDEREP elke verkoper om zich te registreren en een uniek EPR-nummer aan te vragen. Voor kleine verkopers met beperkte volumes biedt CITEO een forfaitair tarief aan vanaf zo’n 80 tot 200 euro per jaar. Wie wegens het ontbreken van een Franse vestiging verplicht een lokale gemachtigde vertegenwoordiger moet inhuren, betaalt daarbovenop al snel enkele honderden euro’s extra aan administratieve honoraria.

Voor een kleine Belgische webshop die cross border wil verkopen naar deze vier buurlanden, stapelen de jaarlijkse vaste abonnementskosten, beheersbijdragen en vergoedingen voor lokale gemachtigde vertegenwoordigers zich met andere worden al snel erg hoog op. 

De beloofde uitzonderingspositie voor micro-ondernemingen die we verder in dit artikel bespreken, biedt hierbij overigens bitter weinig troost. Kmo’s met minder dan tien medewerkers en een beperkte omzet zijn weliswaar vrijgesteld van complexe hergebruiksdoelstellingen, maar blijven onverkort onderworpen aan de peperdure lokale registratieplichten, het PFAS-verbod en de strikte beperking van de leegteruimte. Het is stuitend om te zien hoe de Europese beleidsmakers zichzelf tegenspreken. Men predikt de heilige eengemaakte digitale markt, maar bouwt via milieuregelgeving torenhoge muren rond elke afzonderlijke lidstaat. 

Sirius Legal pleit daarom resoluut voor het invoeren van een centraal Europees meldingsloket. Net zoals het succesvolle btw-systeem destijds de grensoverschrijdende aangiftes vereenvoudigde, is een soortgelijke one stop shop de enige manier om deze wetgeving haalbaar te houden.

Opgelet: verkoopsweigering naar bepaalde landen kan in strijd zijn met de Geoblocking verordening

Het is bijzonder verleidelijk om deze administratieve chaos te ontvluchten door buitenlandse bestellingen gewoon stop te zetten, maar daar schuilt een enorm juridisch risico in. Veel webshops dreigen in hun haast om de kosten te drukken pardoes de Europese Geoblocking-verordening te schenden. Die regelgeving verbiedt elke vorm van discriminatie van consumenten op basis van hun woonplaats of nationaliteit binnen de interne markt. Je bent als Belgische webshop absoluut niet verplicht om je goederen daadwerkelijk te leveren over de hele Europese Unie. Het staat je volkomen vrij om in je algemene voorwaarden te bepalen dat je leveringszone uitdrukkelijk beperkt blijft tot het Belgische grondgebied.

Wat je wettelijk gezien echter niet mag doen, is buitenlandse bezoekers de toegang tot je website ontzeggen door hun IP-adressen te blokkeren of hen zonder toestemming om te leiden. Je mag ook geen betalingen met buitenlandse creditcards weigeren wanneer die specifieke Franse of Nederlandse klant er toch voor kiest om een Belgisch leveringsadres op te geven of het pakket zelf komt ophalen op een fysiek afhaalpunt. Een buitenlandse klant mag op jouw shop immers altijd winkelen onder de exacte voorwaarden die voor een lokale klant gelden.

Uitzonderingen voor micro-ondernemingen en de overgangsregeling

Het juridische kader van de PPWR houdt in een aantal gevallen rekening met de draagkracht van de allerkleinste spelers op de markt. Voor de toepassing van verlichte verplichtingen valt de wetgever terug op de klassieke Europese definitie van een micro-onderneming uit Aanbeveling 2003/361/EG. Een bedrijf kwalificeert juridisch als een micro-onderneming wanneer het minder dan tien voltijdse medewerkers tewerkstelt én een jaaromzet of balanstotaal realiseert van maximaal twee miljoen euro. Deze drempels worden berekend op het niveau van de gehele bedrijfsgroep, waardoor een kleine Belgische entiteit die deel uitmaakt van een grotere internationale structuur niet automatisch op deze uitzonderingspositie kan terugvallen.

De uitzonderingspositie van micro-ondernemingen betekent geenszins dat zij volledig buiten het toepassingsgebied van de PPWR vallen. De wetgever maakt een strikt onderscheid tussen de inhoudelijke kernnormen die voor elke marktdeelnemer gelden en de bijkomende organisatorische verplichtingen. Micro-ondernemingen zijn bijvoorbeeld vrijgesteld van de bindende hergebruiksdoelstellingen voor transportverpakkingen en van de verplichting om afhaalsystemen in te richten, maar zij blijven onverkort gehouden aan de registratieplicht, de rapportage van verpakkingsvolumes, het PFAS-verbod en het aanstellen van een gemachtigde vertegenwoordiger bij grensoverschrijdende verkoop op afstand.

In de onderstaande tabel zie je in één oogopslag waar jouw micro-onderneming wel en niet aan moet voldoen, inclusief de relevante overgangstermijnen.

Wat betekent dit concreet voor jouw bedrijf?

Om administratieve problemen en boetes te vermijden, is een pragmatische en gestructureerde aanpak absoluut noodzakelijk. Zo zien wij jouw stappenplan:

• Je begint met het nauwkeurig in kaart brengen van het gewicht, het type materiaal en de herkomst van al je verzenddozen en opvulmaterialen. 
• Neem vervolgens contact op met je verpakkingsleveranciers om expliciete schriftelijke conformiteitsverklaringen te eisen die formeel bevestigen dat hun materialen voldoen aan de chemische normen en volledig vrij zijn van PFAS. 
• In de logistieke afhandeling moet je het formaat van je dozen kritisch afstemmen op de verzonden producten, zodat je de lege ruimte tot een absoluut minimum beperkt en probleemloos onder de wettelijke maximumgrens van vijftig procent blijft. 
• Exporteert je webshop naar het buitenland, dan controleer je per afzonderlijk bestemmingsland of je een lokale gemachtigde vertegenwoordiger moet aanstellen of je zoekt een gespecialiseerde fulfilmentpartner die deze registraties en afvalaangiftes contractueel van jou overneemt. 
• Werk ten slotte de productinformatie en de algemene voorwaarden op je website bij, zodat de consument perfect weet hoe hij de verpakkingsmaterialen correct moet sorteren. 
• Je documenteert al deze stappen zorgvuldig in een intern verpakkingsdossier ter voorbereiding op een eventuele controle door de economische inspectie.